SaaS, KI und Governance verändern die Auswahl von HR-Systemen

SoftSelect-Studie HR Software 2026/27

Die neue SoftTrend Studie 306 analysiert den HR-Softwaremarkt im DACH-Raum. Während 87 % der Softwarehersteller SaaS- und Cloud-Lösungen anbieten, gehen die klassischen Inhouse-Angebote zurück. KI wird sichtbarer, ist aber noch kein durchgängiger Standard. Integration, Datenqualität und Governance hingegen werden zu zentralen Auswahlkriterien.Der Markt für HR-Software befindet sich in einer grundlegenden Weiterentwicklung. Cloud- und SaaS-Modelle gewinnen an Bedeutung, Employee Self Services und digitale Workflows gehören in vielen Lösungen zum etablierten Funktionsumfang, und künstliche Intelligenz hält zunehmend Einzug in Recruiting, HR-Service, Skill-Management und People Analytics. Gleichzeitig zeigt sich: Die entscheidenden Unterschiede zwischen HR-Systemen liegen immer weniger allein in der Zahl verfügbarer Funktionen. Wichtiger werden Integrationsfähigkeit, Datenqualität, Governance, regulatorische Belastbarkeit und die langfristige Steuerbarkeit der Systemarchitektur. Zu diesem Ergebnis kommt die neue SoftTrend Studie 306 „HR Software 2026/27“ der SoftSelect GmbH. An der aktuellen Marktanalyse beteiligten sich 114 Anbieter mit über 139 Lösungen.HR-Software wird zur digitalen UnternehmensinfrastrukturHR-Systeme haben sich von administrativen Anwendungen zu einer zentralen Daten- und Prozessebene entwickelt. Sie verbinden Personalverwaltung, Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Recruiting, Talentmanagement, Reporting und Self Services. Damit wirken sie weit über die Personalabteilung hinaus und verbinden HR mit Führungskräften, Mitarbeitenden, IT, Finance und Management.Im DACH-Raum treffen diese Möglichkeiten auf hohe Anforderungen aus Arbeitsrecht, Datenschutz, Mitbestimmung, Informationssicherheit und Dokumentationspflichten. Zugleich erhöhen Fachkräftemangel, demografischer Wandel, hybride Arbeitsmodelle und Effizienzdruck die Erwartungen an HR. Software soll administrative Aufgaben automatisieren, Daten konsolidieren und einen einfachen digitalen Zugang zu HR-Services bieten – und gleichzeitig eine belastbare Grundlage für Personalplanung und Steuerung schaffen.Die Marktanalyse zeigt ein breites und stark spezialisiertes Angebot. 85 Prozent der betrachteten Lösungen unterstützen allgemeine Personalmanagement- und Personalverwaltungsfunktionen, 77 Prozent HR- beziehungsweise Mitarbeiterportale. Recruiting und Bewerbermanagement werden von 66 Prozent abgedeckt, Zeitwirtschaft von 63 Prozent. Personalcontrolling erreicht 59 Prozent, Personaleinsatzplanung 57 Prozent und Personalentwicklung 55 Prozent. Skillmanagement und Talent Management kommen jeweils auf 54 Prozent, Personalabrechnung auf 49 Prozent. Umfassende HR-Suiten und spezialisierte Best-of-Breed-Lösungen bestehen damit weiterhin parallel.SaaS setzt sich weiter durch – Inhouse-Angebote verlieren an GewichtBesonders klar ist die Verschiebung bei den Betriebsmodellen. 87 Prozent der untersuchten Angebote sind 2026 als SaaS verfügbar; 2024 waren es 84 Prozent. Gleichzeitig ist der Anteil klassischer Inhouse-Angebote von 71 auf 64 Prozent gesunken. ASP-Modelle bleiben mit 70 Prozent nahezu stabil, Business Process Outsourcing steigt von 46 auf 47 Prozent. Viele Anbieter verfolgen damit weiterhin hybride Strategien und stellen ihre Lösungen in mehreren Betriebsformen bereit.Cloud und SaaS sind jedoch mehr als eine technische Betriebsentscheidung. Betrieb, Wartung, Updates und Produktentwicklung verlagern sich stärker zum Anbieter. Auf Unternehmensseite treten Konfiguration, Daten- und Schnittstellenmanagement, Datenschutz, Vertragssteuerung und Release-Governance in den Vordergrund. Zu prüfen sind daher nicht nur Funktionen, sondern auch Datenresidenz, Auftragsverarbeitung, Sicherheitsarchitektur, Berechtigungen, Protokollierung, Servicequalität und Produktstrategie.Self Services und Workflows sind im Markt angekommen87 Prozent der untersuchten Anbieter unterstützen Workflows für Geschäftsprozesse. Bei den Personalmanagementlösungen bieten jeweils 86 Prozent eine digitale Personalakte sowie Analyse- und Personalstatistikfunktionen. Genehmigungsmanagement wird von 80 Prozent unterstützt.Auch Employee Self Services sind breit verankert. Bei den untersuchten ESS-Funktionen führen Urlaubsanträge mit 87 Prozent, gefolgt von Abwesenheiten und Fehlzeiten mit 85 Prozent, Änderungen von Personalstammdaten mit 84 Prozent und Kalenderansichten bei Urlaubsanträgen mit 83 Prozent. Weiterbildungen und Dienstreisen unterstützen jeweils 70 Prozent der betrachteten Lösungen; Skill- und Kompetenzmanagement im Self Service erreicht 67 Prozent.Self Services verlagern Routineprozesse näher an Mitarbeitende und Führungskräfte und reduzieren Medienbrüche und Rückfragen. Voraussetzung sind klare Rollen, intuitive Bedienung und konsistente Daten.Recruiting: hohe Digitalisierung, aber sensible AutomatisierungIm Bewerbermanagement ist der Digitalisierungsgrad klassischer Prozesse hoch. 97 Prozent der untersuchten Recruiting-Lösungen archivieren Bewerberdaten und unterstützen die elektronische Weiterleitung, 95 Prozent die Terminierung von Meetings und Vorstellungsgesprächen. Automatisierte Korrespondenz ist bei 91 Prozent verfügbar. Datenbasierte Auswahlfunktionen sind weniger flächendeckend: 79 Prozent unterstützen den Abgleich mit vorhandenen Bewerberprofilen, 67 Prozent automatisiertes CV-Parsing und 66 Prozent automatisiertes Ranking.Gerade diese Funktionen zeigen, warum die Bewertung moderner HR-Software nicht bei der Funktionsliste enden darf. Bei Matching, Ranking und KI-gestützten Empfehlungen ist entscheidend, wie Kriterien zustande kommen, welche Daten verwendet werden, ob Ergebnisse nachvollziehbar sind und in welchem Umfang die abschließende Bewertung beim Menschen verbleibt.KI wird strategisch – KI-Reife ist nicht gleich KI-FunktionalitätDie ergänzende Anbieterbefragung zeigt, dass generative KI im HR-Softwaremarkt zunehmend sichtbar wird, aber noch keinen durchgängigen Standard darstellt. Besonders bei textnahen Aufgaben ist KI bereits in einem relevanten Teil der Lösungen vorhanden. Uneinheitlicher ist das Bild bei erklärbaren Empfehlungen, automatisierten Bewertungen sowie bei Governance- und Kontrollmechanismen.Die Studie unterscheidet deshalb zwischen KI-Funktionalität und KI-Reife. Eine Lösung kann generative Funktionen bereitstellen, ohne Transparenz, Protokollierung, Fairness und menschliche Eingriffsmöglichkeiten im gleichen Umfang abzubilden. Unternehmen sollten prüfen, welche KI-Funktion eingesetzt wird, welche Daten verarbeitet werden, ob das System eine Formulierungshilfe, eine Empfehlung oder eine Entscheidung vorbereitet und ob Ergebnisse nachvollzogen und angefochten werden können.Im HR-Kontext ist die regulatorische Einordnung besonders relevant. Bestimmte KI-Systeme für Rekrutierung, Auswahl, Bewertung oder Steuerung von Beschäftigten können nach dem EU AI Act als Hochrisiko-Anwendungen einzuordnen sein. Damit gewinnen Risikomanagement, Datenqualität, technische Dokumentation, Protokollierung, Transparenz, menschliche Aufsicht, Robustheit und Cybersicherheit an Gewicht. Parallel bleiben DSGVO, Mitbestimmung, Zweckbindung, Löschkonzepte und Diskriminierungsschutz maßgeblich.Skills, Talent und Employee Experience: nächste Entwicklungsstufe noch nicht flächendeckendBei neueren Produktdimensionen wie Skills Intelligence, interne Talent-Marktplätze, dialogorientierte Benutzeroberflächen und die Verbindung von Learning, Talent Management und Workforce Planning zeigen sich teils große Reifegradunterschiede bei neueren Produktdimensionen.Skills-Daten können Recruiting, Lernen, Personalentwicklung und interne Mobilität verbinden. Strukturierte Kompetenzprofile und interne Talent-Marktplätze sind bereits vorhanden, stellen laut Studie aber noch keine flächendeckende Marktpraxis dar.Auch die Nutzeroberflächen verändern sich. Personalisierte Oberflächen, die Inhalte nach Rolle, Standort, Beschäftigungsmodell oder Nutzungssituation ausspielen, sind nach Angaben vieler Anbieter verbreitet. Chatbots und sprachbasierte Assistenten sind dagegen noch nicht durchgängig etabliert. Employee Experience entwickelt sich damit schrittweise vom einheitlichen HR-Portal zu kontextbezogenen digitalen Services.Offene Schnittstellen werden zum ArchitekturthemaOffene APIs und Webhooks gehören nach Angaben vieler Anbieter inzwischen zum Integrationsumfang. Low-Code- und No-Code-Funktionen ermöglichen zudem, Workflows, Formulare, Rollen oder Oberflächen innerhalb definierter Systemgrenzen anzupassen, ohne für jede Änderung Individualentwicklung zu benötigen.Mehr Anpassbarkeit erhöht jedoch den Governance-Bedarf. Ohne klare Regeln können parallele Workflows, doppelte Datenfelder und schwer wartbare Konfigurationen entstehen. Relevant sind daher auch Test-, Freigabe- und Dokumentationsprozesse.Die Frage „Suite oder Speziallösung“ wird damit zur Architekturentscheidung. Integrierte Plattformen können Datenmodelle vereinheitlichen und Schnittstellen reduzieren; Speziallösungen bieten in einzelnen Prozessen häufig größere fachliche Tiefe. Entscheidend ist, welches System Stammdaten, Organisationsstrukturen, Rollen und Dokumente führt und wie Daten über Systemgrenzen hinweg gesteuert werden.Nicht die längste Funktionsliste entscheidetAus Sicht von SoftSelect verschiebt sich damit auch die Logik von Auswahlprojekten. Projektrisiken entstehen häufig nicht aufgrund einer einzelnen fehlenden Funktion, sondern durch ungeklärte Systemführerschaften, unzureichende Datenqualität, fehlende Verantwortlichkeiten oder nicht beherrschte Schnittstellen. Eine moderne Oberfläche, ein KI-Modul oder ein breites Funktionsversprechen ersetzen kein belastbares Zielbild für Prozesse, Daten und Governance.„Die Zeiten, in denen HR-Systeme allein über ihren Funktionsumfang bewertet wurden, sind vorbei. Erfolgreich sind heute Lösungen, die zur Organisation und ihrer Zielarchitektur passen, regulatorische Anforderungen erfüllen und sich langfristig sicher betreiben und weiterentwickeln lassen“, so Michael Gottwald, Geschäftsführer der SoftSelect GmbH.Damit verändert sich auch die Systemauswahl: Nicht mehr allein Funktionsumfang und Bedienoberfläche
entscheiden über die Zukunftsfähigkeit einer HR-Lösung. Integration, Datenqualität, Cloud- und Release-Governance, Informationssicherheit, KI-Governance und die langfristige Steuerbarkeit der gesamten HR-Architektur werden zu zentralen Auswahlkriterien. Diese Entwicklung bestätigt die Kernaussage der SoftSelect-Studie, dass sich die Differenzierung des Marktes zunehmend von reiner Funktionsabdeckung hin zu Reifegrad, Integrationsfähigkeit und beherrschbarer Produktarchitektur verschiebt. Die SoftSelect-Studie HR Software 2026/27 kann kostenfrei unter folgendem Link angefordert werden: Business
Software Studie: HR Software Studie 2026/27 – Künstliche Intelligenz Human
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