Ordnungsgemäße Buchführung – eine unterschätzte Notwendigkeit
Essen – Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert, warnt davor, dem Betriebsprüfer Tür und Tor zu öffnen, indem man seine Buchführung nicht lückenlos dokumentiert. Fehlt die Verfahrensdokumentation, kann dies selbst dann zu Schätzungen und Nachforderungen führen, wenn sonst alles korrekt ist. Ein oft übersehenes Risiko – mit potenziell teuren Folgen.
Verfahrensdokumentation nach GoBD – kurz und knapp:
– GoBD bedeutet „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“
– Es handelt sich nicht um ein Gesetz, sondern „nur“ um eine Verwaltungsanweisung. Für die Finanzverwaltung und somit auch für Betriebsprüfer sind die GoBD jedoch bindend.
– Die GoBD bestehen bereits seit 2015. Eine Neufassung erfolgte 2020.
– Sie gelten für alle Unternehmer, Unternehmen und Freiberufler, und zwar
– unabhängig von der Gewinnermittlungsart (Bilanz oder Einnahme- Überschussrechnung) und unabhängig von der Umsatzgröße.
Was man über die GoBD-Dokumentation wissen muss:
Fast jeder Unternehmer in Deutschland hat hiervon wohl schon gehört. Kaum einer weiß jedoch, was er sich unter einer Verfahrensdokumentation vorzustellen hat.
– ob er eine haben muss und
– welchen Nutzen er daraus ziehen kann.
„Die Finanzverwaltung nimmt die GoBD sehr ernst“, erklärt Steuerberater Roland Franz und fährt fort: „Unternehmen drohen im Rahmen einer Betriebsprüfung, einer Kassennachschau, einer Umsatzsonder- und/oder Lohnsteueraußenprüfung hohe Hinzuschätzungen und sogar Bußgelder, wenn sie keine Verfahrensdokumentation vorlegen können. Eine Schonfrist gibt es nicht. Sie sind selbst verpflichtet, sämtliche Rechnungslegungs- sowie steuerlich relevante Prozesse, Kontrollen und organisatorische Abläufe schriftlich zu dokumentieren.“
Diese Pflicht kann nicht auf Dritte, wie zum Beispiel den Steuerberater, übertragen werden, denn die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit aller buchhaltungsrelevanten Systeme trägt allein der Unternehmer selbst!
Daher sollte man den Betriebsprüfern und damit der Finanzverwaltung keinen Anlass geben, die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anzuzweifeln.
Die Kanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert ist seit mehr als 40 Jahren die erste Adresse für kompetente Steuerberatung und mehr. Die rund 30 Mitarbeiter der Niederlassungen bieten individuelle, auf die jeweilige Situation angepasste Lösungen. Um für jeden Mandanten möglichst viele Synergieeffekte ausschöpfen zu können, arbeiten in der Kanzlei mehrere Spezialisten zusammen. So profitieren die Mandanten von der Qualifikation und Erfahrung vieler Experten. Denn bei vielschichtigen Problemen kann keine Teillösung, sondern nur eine ganzheitliche Beratung zum Erfolg führen.
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- Verfahrensdokumentation (Wikipedia)
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD (bis 2015 „GoBS“) dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind. Die Finanzverwaltung hat Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff in einem BMF-Schreiben veröffentlicht und macht in den Tz 151ff des BMF-Schreibens Ausführungen zur Verfahrensdokumentation. Auch für bestimmte Branchen gibt es, unabhängig von den Vorgaben der Steuerverwaltung, Vorgaben zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen, so z. B. für die Pharmaindustrie nach FDA Part 11 und GxP (GMP, GLP Gute Laborpraxis). Für die Erstellung technischer Dokumentationen ist die Norm EN 82079 die Grundlage.
