Eine Plattformlösung spart Zeit, Kosten und macht die Kundenkommunikation sicher, transparent und nachvollziehbar
Schwandorf, 13. Januar 2026 – Tagespost und andere Mitteilungen entstehen in vielen Unternehmen noch dezentral: Jede Abteilung und Filiale, die Mitarbeitenden im Homeoffice – alle drucken, kuvertieren, frankieren und versenden individuell. Das ist kosten- und zeitintensiv. Mit einer Plattformlösung von Paragon, Dienstleister für Kundenkommunikation, können alle Ausgangsdokumente gebündelt, automatisiert und portooptimiert verarbeitet und anschließend zuverlässig physisch oder digital verschickt werden.
Im HR-Bereich einer großen deutschen Handelskette erstellten, druckten und verschickten jeder Standort und jeder Mitarbeiter im Homeoffice Abrechnungen, Bescheide, Rundschreiben auf ihre Weise. Das Unternehmen suchte nach einer Lösung, Mitarbeitende zu entlasten. Zugleich sollte die Kommunikation kostentransparent, rechtssicher und DSGVO-konform sein, mit definierten Rollen, Rechten und Freigabeprozessen ablaufen und sich alles lückenlos dokumentieren lassen.
Als Lösung implementierte das Unternehmen smartPrint von Paragon: Die Mitarbeitenden stellen nun ihre Dokumente auf der Plattform ein, wo sie automatisiert geprüft und nach definierten Regeln freigegeben werden, bevor sie anschließend zentral produziert und versandt werden. Das senkt den Bearbeitungsaufwand und sichert eine stabile Qualität der Tagespost. Rund 30 aktive Nutzer des Unternehmens haben allein im ersten Jahr mehr als 350.000 Sendungen sicher über die Plattform verarbeitet und verschickt. Auch saisonale Aktionen wie eine Kampagne mit 40.000 Gutscheinen lassen sich darüber einfach und ohne zusätzlichen Zeitaufwand abwickeln.
„Automatisierte Abläufe schaffen Raum für wertschöpfende Aufgaben“
„In vielen Organisationen frisst die individuell und in Handarbeit erzeugte Post unnötig viel Zeit, Budget und Aufmerksamkeit“, sagt Alexander Schäfer, Chief Sales Officer bei Paragon Germany. „Lokale Druckprozesse, fehlende Bündelung, eine inkonsistente Adressqualität und aufwendige Freigaben verlangsamen die Abläufe und machen sie fehleranfällig und teuer.“ Unter mangelnder Transparenz und Nachvollziehbarkeit leide zudem die Compliance und Auditierbarkeit der Prozesse. Schäfer: „Automatisierte Abläufe hingegen entlasten Fachabteilungen und schaffen Raum für wertschöpfende Aufgaben. Die zentrale Produktion und Bündelung senkt Porto- und Betriebskosten und erspart die lokale Druckinfrastruktur. Über eine Plattform organisiert, ist sie darüber hinaus skalierbar und jederzeit nachvollziehbar. Zudem können viele aktuell noch physisch zugestellte Sendungen sukzessive auf den digitalen Versand umgestellt werden. Das spart weitere Ressourcen und Versandkosten.“
Mit der Lösung von Paragon können Mitarbeitende zur Erstellung von Kommunikationsinhalten weiter die gewohnte Anwendung wie Office/ERP- oder HR-Systeme nutzen und übergeben die Daten dann per Portal, Druckertreiber oder sFTP an smartPrint. Dort werden sie automatisch in Bezug auf Format, Adressstand und weiteren Regeln geprüft, bevor sie ebenso automatisiert zentral gedruckt, kuvertiert und portooptimiert freigemacht und versandt werden – oder über digitale Kanäle an die Empfänger gehen, auch beispielsweise als E-Rechnung. Reportings und Protokolle machen den Aufwand für die Tagespost transparent.
Whitepaper und Online-Seminar zum Thema
Paragon bietet ein Online-Seminar und ein kostenloses Whitepaper zur smartPrint-Plattform mit dem Titel „Tagespost im Griff – zentral gesteuert, physisch & digital“ an. Download und weitere Informationen hier: https://www.paragon.world/de/solutions/smartprint
Über Paragon Central Europe
Paragon Central Europe hilft Unternehmen bei ihrer Kommunikation – mit mehr Effizienz und einer höheren Zufriedenheit ihrer Kunden. Ihre Lösungen unterstützen die Kunden bei der digitalen Transformation, einer verbesserten Customer Journey und Experience. Mit dem Outsourcing ganzer Abteilungen (Druckzentrum, Posteingangszentrum) oder der Unterstützung bei einzelnen Aufgaben (Abfedern von Lastspitzen, BCM, Digitalisierungsprojekten) hilft Paragon ihren Kunden, Kosten zu sparen. Integrierte Business-Continuity-Management-Szenarien vergrößern die Prozess- und Geschäftssicherheit.
Paragon Central Europe produziert massenhafte Kundenkommunikation, individuell für jeden Empfänger – physisch und digital. Etwa 1.000 Mitarbeitende verarbeiten an 14 Standorten in Deutschland, Belgien, den Niederlanden und Polen rund 400 Millionen Ausgangsdokumente (Document Output – wie Kontoauszüge, Rechnungen oder Versicherungsschreiben) und Informationen für die digitalen Kanäle der Kundenkommunikation. Im Service für den Posteingang (BPS – Business Process Services) scannt Paragon eingehende Briefe und führt sie für die weitere Kategorisierung und Bearbeitung mit digitalen Posteingängen zusammen, bei Bedarf fallabschließend.
Besonderes Augenmerk legt Paragon auf Nachhaltigkeit und aktive CO2-Reduktion und gehört damit zu den Vorreitern der Branche. Vielfältige Zertifikate und Auditierungen stehen zudem für einen hohen Qualitätsanspruch an Daten- und IT-Sicherheit in allen Prozessen.
Paragon Central Europe gehört zur internationalen Grenadier Holdings: Mit rund 1,75 Milliarden Euro Jahresumsatz ist sie in mehr als 30 Ländern und mit rund 10.000 Mitarbeitenden Marktführer bei den Leistungen ihrer Unternehmen.
Weitere Informationen unter www.paragon.world/de sowie auf LinkedIn, Facebook und Instagram.
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- Whitepaper (Wikipedia)
Ein White Paper (englisch für weißes Papier) ist ein kurzer Bericht oder Leitfaden, der ein komplexes Thema prägnant darstellt, um den Lesern einen schnellen Zugang zu ermöglichen. Typische Inhalte sind etwa Übersichten über Standards und Technik sowie zu Themen aus der Informationstechnik. Hierzu zählen auch Anwenderbeschreibungen, Fallstudien oder Marktforschungsergebnisse. White Papers geben auf mindestens zwei Seiten einen Überblick über Vor- und Nachteile, Kosten und Einsparpotenzial einer bestimmten Problemlösung. Oft wird zu einem klar eingegrenzten Themengebiet durch Auflistung von Pro- und Kontra-Argumenten ausführlich Stellung genommen. Die Sprache wird eher fachlich gehalten, auf verkäuferische Floskeln wird oft verzichtet. Mittlerweile werden White Papers auch in anderen Fachgebieten abseits der IT-Branche genutzt.
