HR-Softwarevergleich und HR-Trends 2025/26
Die Arbeitswelt befindet sich im Umbruch: Fachkräftemangel, digitale Transformation und neue Erwartungen an Arbeitgeber fordern Unternehmen mehr denn je heraus. Flexibilität, moderne Führungskultur und kontinuierliche Weiterbildung sind entscheidend, um Mitarbeiter zu binden und Organisationen zukunftsfähig zu machen. Mit der SoftTrend Studie HR-Software 2025/26 liefert SoftSelect aktuelle Einblicke in diese Entwicklungen. Auf Basis einer unabhängigen Marktanalyse von 117 HR-Lösungen und 86 Anbietern zeigt die Studie, welche Systeme Unternehmen dabei unterstützen, den Wandel aktiv zu gestalten. Seit über 30 Jahren begleitet SoftSelect Organisationen bei der Auswahl passender IT-Lösungen – stets unabhängig und mit dem Anspruch, Transparenz zu schaffen. Die neue HR-Studie bietet damit eine wertvolle Orientierung für Entscheider, die auf nachhaltige Lösungen setzen und ihre HR-Strategie konsequent weiterentwickeln wollen.
Die Digitalisierung des Personalwesens schreitet in rasantem Tempo voran. Vor wenigen Jahren waren digitale Bewerbermanagementsysteme oder elektronische Personalakten noch ein Wettbewerbsvorteil, heute gehören sie in vielen Unternehmen zum Standard. Doch die HR-Software-Landschaft entwickelt sich dynamisch weiter: Immer mehr Lösungen integrieren Künstliche Intelligenz (KI), nutzen Predictive Analytics oder bieten modulare Plattformen für das gesamte Talentmanagement. Eine aktuelle Marktübersicht, die 117 verschiedene HR-Systeme untersucht, zeigt: Unternehmen stehen 2025 vor einer nie dagewesenen Vielfalt an Tools. Gleichzeitig verschärft sich der Druck, die „richtige“ Software für die eigenen Anforderungen auszuwählen.
HR-Software 2025: Vielfalt, Integration und Spezialisierung
Die Untersuchung von 117 HR-Lösungen macht deutlich, dass sich drei grundlegende
Entwicklungslinien abzeichnen:
Von Insellösungen zu Plattformen: Während früher einzelne Tools für Recruiting,
Lohnabrechnung oder Learning & Development im Einsatz waren, setzen Anbieter zunehmend
auf integrierte Plattformen. Diese decken mehrere Module ab, sind API-fähig und lassen sich
flexibel erweitern. Unternehmen profitieren von weniger Schnittstellenproblemen, einheitlichen
Datenquellen und durchgängigen Mitarbeitererlebnissen.
Spezialisierung im Nischenbereich: Parallel dazu wächst der Markt für spezialisierte Best-of
Breed-Lösungen. Start-ups und kleinere Anbieter konzentrieren sich auf einzelne Teilbereiche,
etwa automatisierte Interview-Analysen, Feedbacksysteme oder Skill-Mapping. Diese Tools
punkten durch Innovationstempo und Nutzerfreundlichkeit, müssen aber in bestehende HR
Architekturen integriert werden.
Cloud-First-Strategie: On-Premises-Lösungen verlieren zunehmend an Bedeutung. Laut der
Analyse setzen über 80 Prozent der Systeme 2025 auf eine Cloud-Architektur. Dies ermöglicht
nicht nur ortsunabhängigen Zugriff, sondern auch kürzere Update-Zyklen und die schnelle
Skalierbarkeit bei wachsenden Belegschaften.
Aktuelle Trends: KI, Analytics und Employee Experience
Die Marktübersicht verdeutlicht, dass HR-Software längst nicht mehr nur ein Werkzeug für
Administration ist, sondern zum strategischen Hebel für Unternehmen wird.
– Künstliche Intelligenz: Über 60 Prozent der analysierten Systeme nutzen KI-Funktionen.
Diese reichen von automatisierten CV-Screenings über Chatbots für Bewerberanfragen
bis hin zu Vorhersagemodellen für Fluktuationsrisiken. Moderne Lösungen lernen
kontinuierlich aus Nutzungsdaten und können damit Prognosen mit steigender
Genauigkeit liefern.
– Predictive Analytics: Immer mehr Systeme liefern nicht nur Reports, sondern echte
Handlungsempfehlungen. HR-Abteilungen können erkennen, welche Kompetenzen im
Unternehmen fehlen, welche Mitarbeitenden ein erhöhtes Abwanderungsrisiko haben
oder welche Maßnahmen die Performance steigern könnten.
– Employee Experience: Softwareentwickler rücken die Nutzerperspektive stärker in den
Mittelpunkt. Intuitive Benutzeroberflächen, mobile Apps und personalisierte Dashboards
verbessern die Akzeptanz. Mitarbeitende können Lerninhalte auf Knopfdruck abrufen,
Feedback geben oder Benefits verwalten – unabhängig von Ort und Zeit.
– Automatisierung und Self-Service: Von Urlaubsanträgen über Reisekostenabrechnungen
bis hin zur digitalen Zeiterfassung – Self-Service-Portale entlasten die HR-Abteilungen.
Routineaufgaben werden automatisiert, während HR-Teams sich stärker auf strategische
Aufgaben konzentrieren können.
– Compliance und Sicherheit: Angesichts strengerer Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO
in Europa oder lokaler Regelwerke in anderen Märkten legen Anbieter großen Wert auf
Sicherheit und Transparenz. Verschlüsselung, Zugriffsmanagement und Audit-Trails sind
mittlerweile Standardfunktionen.
Herausforderungen für Unternehmen
Die Marktvielfalt bietet Chancen, führt jedoch auch zu neuen Herausforderungen.
– Systemauswahl: Die größte Hürde besteht darin, die passende Lösung aus einer Vielzahl
an Optionen zu wählen. Während Großunternehmen häufig auf umfassende Plattformen
setzen, suchen Mittelständler eher flexible Systeme mit schnellem ROI.
– Integration in bestehende IT-Landschaften: Viele Unternehmen verfügen bereits über
ERP- oder CRM-Systeme, die angebunden werden müssen. Fehlende Schnittstellen oder
proprietäre Standards können hier zu erheblichen Mehraufwänden führen.
– Akzeptanz und Change Management: Selbst die beste Software entfaltet nur dann
Wirkung, wenn sie aktiv genutzt wird. Mitarbeitende müssen geschult werden, und
Führungskräfte benötigen klare Leitlinien für den Einsatz.
– Kosten und Wirtschaftlichkeit: Neben Lizenzgebühren fallen Implementierungs-,
Anpassungs- und Wartungskosten an. Unternehmen müssen sorgfältig kalkulieren,
welchen Nutzen sie langfristig erzielen.
Vergleich von 117 HR-Systemen: Ergebnisse und Erkenntnisse
Die Untersuchung der 117 Systeme verdeutlicht, wie heterogen der Markt aufgestellt ist.
– Funktionsumfang: Rund ein Drittel der Systeme versteht sich als All-in-One-Lösung, die
von Recruiting bis Offboarding sämtliche Prozesse abdeckt. Die Mehrheit konzentriert
sich jedoch auf ausgewählte Module.
– Zielgruppen: Während große Anbieter verstärkt auf Konzerne mit internationalen
Belegschaften ausgerichtet sind, adressieren viele kleine Lösungen gezielt den
Mittelstand.
– Benutzerfreundlichkeit: UX-Design und mobile Nutzbarkeit sind entscheidende
Wettbewerbsfaktoren. Systeme mit komplizierter Bedienung werden zunehmend
abgelehnt.
– Preisgestaltung: Neben klassischen Lizenzmodellen setzen Anbieter immer stärker auf
nutzungsabhängige Modelle („Pay per Use“). Damit werden HR-Lösungen auch für
kleinere Unternehmen erschwinglich.
Stimmen aus der Branche
Führungskräfte und HR-Spezialisten sehen in der Weiterentwicklung von HR-Software einen
zentralen Faktor für Wettbewerbsfähigkeit:
– „Die Auswahl an HR-Systemen ist größer denn je. Entscheidend ist, dass Unternehmen
nicht nur den kurzfristigen Bedarf betrachten, sondern eine Lösung wählen, die auch
künftiges Wachstum und neue Arbeitsformen unterstützt.“
– „KI wird das Recruiting grundlegend verändern. Wir sehen schon jetzt, dass
Unternehmen schneller einstellen und zugleich bessere Entscheidungen treffen.“
– „Employee Experience ist kein Buzzword mehr, sondern ein entscheidender Treiber für
Mitarbeiterbindung. HR-Software muss Mitarbeitende nicht nur verwalten, sondern
ihnen echten Mehrwert bieten.“
Ausblick: HR-Software 2030
Die Analyse deutet darauf hin, dass HR-Systeme in den kommenden Jahren noch stärker mit
anderen Unternehmenssystemen verschmelzen werden. Die Grenzen zwischen HR, Finance und
Operations werden zunehmend fließend.
Zudem ist zu erwarten, dass Generative KI neue Einsatzfelder eröffnet: von automatisierten
Gesprächsleitfäden für Feedbackgespräche über personalisierte Lerninhalte bis hin zu virtuellen
Mentoren. Gleichzeitig wird das Thema ethische Verantwortung an Bedeutung gewinnen:
Unternehmen müssen sicherstellen, dass KI-Systeme fair, transparent und diskriminierungsfrei
arbeiten.
Fazit
Die Marktübersicht 2025 zeigt: HR-Software ist nicht länger ein administratives Hilfsmittel,
sondern ein strategisches Instrument. Unternehmen, die die richtige Lösung wählen und
erfolgreich implementieren, verschaffen sich klare Vorteile – sei es durch schnellere
Rekrutierung, bessere Mitarbeiterbindung oder eine höhere Produktivität.
Mit der Untersuchung von 117 Systemen liefert die Marktanalyse einen umfassenden Überblick
über Trends, Chancen und Risiken. Die Botschaft ist eindeutig: Die digitale Zukunft des
Personalwesens hat längst begonnen. Unternehmen müssen jetzt handeln, um den Anschluss
nicht zu verlieren.
HR-Software Studie anfordern
Die SoftTrend Studie 303 – HR-Software 2025/26 enthält einen umfassenden Überblick zu den
einzelnen Lösungsanbietern im HR-Bereich. Unter www.softselect.de/hr-studien können
Unternehmen die Studie kostenfrei anfordern.
Seit über 30 Jahren begleitet SoftSelect Organisationen bei der digitalen Transformation –
unabhängig, erfahren und zukunftsorientiert. Wir unterstützen Körperschaften des öffentlichen
Rechts und Unternehmen der Privatwirtschaft bei IT-Strategien, Softwareauswahl und beim
sicheren Einsatz von Künstlicher Intelligenz.
Unsere KI-Beratung schafft messbare Mehrwerte: Wir identifizieren Einsatzfelder, optimieren
datenbasierte Entscheidungen und integrieren Lösungen verantwortungsvoll in bestehende
Strukturen – transparent, ethisch und regelkonform.
Als Spezialist für IT-Vergabeberatung bei öffentlichen Auftraggebern begleitet SoftSelect durch
alle Phasen des Verfahrens – von der Bedarfsermittlung bis zur Angebotsbewertung – und
sichern so rechtssichere, effiziente und wirtschaftliche Ergebnisse.
Mit regelmäßigen Studien und Marktanalysen erkennen wir Trends frühzeitig und lassen dieses
Wissen direkt in unsere Projekte einfließen.
Unser Anspruch: Nachhaltige, tragfähige Lösungen, die den digitalen Wandel aktiv gestalten und
unseren Kunden echten Vorsprung verschaffen. Weitere Informationen: www.softselect.de
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- Digitalisierung (Wikipedia)
Unter Digitalisierung (von lateinisch digitus ‚Finger‘ und englisch digit ‚Ziffer‘) versteht man die Umwandlung von analogen, d. h. stufenlos darstellbaren Werten bzw. das Erfassen von Informationen über physische Objekte in Formate, welche sich zu einer Verarbeitung oder Speicherung in digitaltechnischen Systemen eignen. Die Information wird hierbei in ein digitales Signal umgewandelt, das nur aus diskreten Werten besteht. Zunehmend wird unter Digitalisierung auch die Nutzung primär digitaler Repräsentationen, zum Beispiel durch Digitalkameras oder digitale Tonaufzeichnungssysteme verstanden. Die Möglichkeit der informationstechnischen (Weiter-)Verarbeitung ist ein Prinzip, das allen Erscheinungsformen der Digitalen Revolution und der Digitalen Transformation im Wirtschafts-, Gesellschafts-, Arbeits- und Privatleben zugrunde liegt. - personalmanagement (Wikipedia)
Personalwesen (auch Personalwirtschaft, Personalmanagement, englisch human resource management, Abkürzung HRM, oder workforce management) bezeichnet den Bereich der Betriebswirtschaft, der sich mit dem Produktionsfaktor Arbeit und mit dem Personal auseinandersetzt. Das Personalwesen ist eine in allen Organisationen vorhandene Funktion, deren Kernaufgaben die Bereitstellung und der zielorientierte Personaleinsatz sind. In der Personalpraxis beziehen viele Unternehmen außer den Führungsprozessen auch die Interaktion und Emotion des Personals ein. Modernes Personalmanagement zielt – unter Einbeziehung von Aspekten der Sozial- und Umweltverträglichkeit – auf nachhaltigen Erfolg ab. Dazu werden die Erkenntnisse, Methoden und Instrumente des Qualitätsmanagements (TQM, EFQM) und der Corporate Governance angewandt. Vom Personalmanagement wird heute ein Beitrag zur Werterhaltung und Wertschöpfung auf lange Sicht erwartet. Dafür müssen die Bedürfnisse aller Stakeholder berücksichtigt werden. Um Unternehmensziele zu erreichen, bedarf es zielorientierter Maßnahmen und Ressourcenplanung im Personalbereich sowie einer geeigneten Unternehmenskultur. Die konkrete Ausgestaltung der einzelnen Bereiche im individuellen Unternehmen wird auch Personalpolitik genannt. Im Rahmen der Unternehmenspolitik werden somit das Verhalten und die Handlungsweise zur Erreichung der betrieblichen Ziele bestimmt. Zum Teil werden derartige Bestimmungen in einem Unternehmensleitbild festgeschrieben oder mittels Arbeitsanweisungen vorgegeben. Während der englische Begriff des Workforce Management eine eher begrenzte und instrumentelle Sicht auf das Personalwesen darstellt, also den Mitarbeiter als Instrument der Realisierung der Unternehmensziele betrachtet, impliziert der Begriff des Human Resource Management eine breitere Sichtweise, die auch Aspekte der Personalentwicklung einschließt, also die Mitarbeiter als Ressourcen oder wichtige Assets des Unternehmens begreift. - Personalwesen (Wikipedia)
Personalwesen (auch Personalwirtschaft, Personalmanagement, englisch human resource management, Abkürzung HRM, oder workforce management) bezeichnet den Bereich der Betriebswirtschaft, der sich mit dem Produktionsfaktor Arbeit und mit dem Personal auseinandersetzt. Das Personalwesen ist eine in allen Organisationen vorhandene Funktion, deren Kernaufgaben die Bereitstellung und der zielorientierte Personaleinsatz sind. In der Personalpraxis beziehen viele Unternehmen außer den Führungsprozessen auch die Interaktion und Emotion des Personals ein. Modernes Personalmanagement zielt – unter Einbeziehung von Aspekten der Sozial- und Umweltverträglichkeit – auf nachhaltigen Erfolg ab. Dazu werden die Erkenntnisse, Methoden und Instrumente des Qualitätsmanagements (TQM, EFQM) und der Corporate Governance angewandt. Vom Personalmanagement wird heute ein Beitrag zur Werterhaltung und Wertschöpfung auf lange Sicht erwartet. Dafür müssen die Bedürfnisse aller Stakeholder berücksichtigt werden. Um Unternehmensziele zu erreichen, bedarf es zielorientierter Maßnahmen und Ressourcenplanung im Personalbereich sowie einer geeigneten Unternehmenskultur. Die konkrete Ausgestaltung der einzelnen Bereiche im individuellen Unternehmen wird auch Personalpolitik genannt. Im Rahmen der Unternehmenspolitik werden somit das Verhalten und die Handlungsweise zur Erreichung der betrieblichen Ziele bestimmt. Zum Teil werden derartige Bestimmungen in einem Unternehmensleitbild festgeschrieben oder mittels Arbeitsanweisungen vorgegeben. Während der englische Begriff des Workforce Management eine eher begrenzte und instrumentelle Sicht auf das Personalwesen darstellt, also den Mitarbeiter als Instrument der Realisierung der Unternehmensziele betrachtet, impliziert der Begriff des Human Resource Management eine breitere Sichtweise, die auch Aspekte der Personalentwicklung einschließt, also die Mitarbeiter als Ressourcen oder wichtige Assets des Unternehmens begreift.
