POS-Kassensysteme: Funktionalität & Auswahl

Anzeige

Der Vorgang des Abrufens von Verkäufen sieht für den zufälligen Beobachter einfach genug aus: Der Kunde gibt einen Artikel an die Kassiererin, die dann den Strichcode einscannt und dann einige Tasten an der Kasse antippt. Der Kassierer teilt dem Kunden den fälligen Gesamtbetrag mit, was den Käufer zur Zahlung anregt, damit er seine Produkte mit nach Hause nehmen kann.

Es ist ein einfacher und (in der Regel) schneller Prozess, aber was viele Leute nicht wissen, ist, dass hinter den Kulissen jeder Transaktion am Verkaufsort eine Menge passiert.

Wenn Sie neugierig darauf sind zu erfahren, wie alles funktioniert, lesen Sie weiter.

Was ist ein POS-Kassensystem?

Ein Point-of-Sale-System (POS) ist der Ort, an dem Ihr Kunde in Ihrem Geschäft eine Zahlung für Produkte oder Dienstleistungen vornimmt. Einfach ausgedrückt: Jedes Mal, wenn ein Kunde in Ihrem Geschäft einen Kauf tätigt, schließt er damit eine Transaktion am Point of Sale ab.

Der POS dient als zentrale Komponente für Ihr Unternehmen; er ist der Dreh- und Angelpunkt, an dem alles – wie Verkauf, Bestands- und Kundenmanagement – zusammenläuft.

POS-Systeme vs. Registrierkassen

Stellen Sie sich Registrierkassen als die analoge Version moderner POS-Systeme vor. Ersteres ist ein Gerät, dessen Hauptaufgabe darin besteht, den Verkauf anzukurbeln, während letzteres ein integriertes System ist, das nicht nur den Kassenvorgang erleichtert, sondern Ihnen auch hilft, Ihren Katalog zu verwalten, Ihre Kunden zu vermarkten und Ihr Unternehmen als Ganzes zu führen, wie Paymash.

Registrierkassen konzentrieren sich auf den reinen Verkauf. Sie synchronisieren sich nicht mit Ihrem Inventarsystem, liefern Ihnen keine Berichte oder „sprechen“ mit Ihren anderen Geschäftsanwendungen. Ein POS-System hingegen verfügt über mehr Geschäftsverwaltungsfunktionen und kann auch mit anderen Plattformen verbunden werden, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden.

Schlüsselkomponenten eines POS-Kassensystems

Wir können nicht darüber reden, wie POS-Systeme funktionieren, ohne zuerst ihre Komponenten zu diskutieren. Im Allgemeinen setzen sich POS-Systeme aus zwei eng miteinander verbundenen Teilen zusammen: Hardware und Software.

Die Hardware umfasst die Ausrüstung oder Geräte, die zur Durchführung des Kassenvorgangs verwendet werden. Sie umfassen:

  • POS-Anzeige (Tablet, iPad, Bildschirm etc.)
  • Strichcode-Scanner
  • Quittungsdrucker
  • Zahlungsterminal
  • Kassenschublade

Nicht alle POS-Systeme werden jedes einzelne Gerät oben haben. Wenn Sie z.B. E-Mail-Belege versenden, dann benötigen Sie keinen Belegdrucker. Wenn Sie nur Kreditkartenzahlungen akzeptieren oder unterwegs Geschäfte tätigen, ist eine Kassenschublade nicht erforderlich.

Die beiden Hauptkomponenten in jedem POS-Kassensystem sind das Anzeige- und das Zahlungsterminal.

Die Software ist das Programm, mit dem Ihre Kasse betrieben wird. Das Aussehen, die Bedienung und die Funktionalität Ihrer POS-Software ist von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich, aber die meisten modernen Systeme verfügen über die folgenden Merkmale:

  • Verkaufsbildschirm
  • Bestandsverwaltung
  • Verwaltung von Kundenbeziehungen
  • Berichterstattung und Analytik
  • Vor-Ort-Betrieb vs. Cloud-basiert

Auch POS-Software kann entweder als Cloud-basiert oder vor Ort (On-Premise) klassifiziert werden. Erstere kann über das Internet abgerufen werden, während letztere lokal auf Ihrem eigenen Server oder Computer gehostet wird.

Cloud-basierte Point-of-Sale-Systeme funktionieren normalerweise über ein SaaS-Modell (Software as a Service), und die Anbieter erheben eine Abonnementgebühr für die Software. Vor Ort installierte POS-Systeme werden auf Ihrem Computer installiert, und Sie müssen in der Regel im Voraus für die Software bezahlen oder eine Lizenzgebühr entrichten.

Viele entscheiden sich für Cloud-basierte Software, da diese leichter zugänglich und skalierbar ist. Bei Cloud-basierten Lösungen können Sie von jedem beliebigen Gerät aus auf die Software zugreifen, solange Sie über eine Internetverbindung verfügen, so dass es einfach ist, im Geschäft einzuchecken.

10 Dinge, die bei der Wahl eines POS-Systems zu berücksichtigen sind

1. Preis: Sehen Sie sich die monatlichen Gebühren, die Gebühren für die Zahlungsabwicklung, die Einrichtungsgebühren und die Kosten für die Hardware an. Die besten POS-Systeme bieten zinsfreie Finanzierungs- oder Ratenzahlungspläne für Hardware an und verfügen über mehrere Software-Preispläne, so dass Sie mit einer erschwinglichen Option beginnen und mit dem Wachstum Ihres Unternehmens aufrüsten können.

2. Benutzerfreundlichkeit: POS-Systeme sollten benutzerfreundlich sein und wenig Schulung für das Personal erfordern. Einige der besten Systeme verfügen über Anweisungsvideos, Community-Foren und einen Demo- oder Schulungsmodus, damit sich neue Mitarbeiter mit dem System vertraut machen können.

3. Zahlungsabwicklung: Wählen Sie ein POS-System, das entweder über eine integrierte Zahlungsverarbeitung verfügt oder mit gängigen Zahlungsprozessoren integriert ist.

4. Hardware: Einige Systeme laufen auf allgemeiner Hardware wie iPads oder Android-Tabletts, während andere auf proprietären Hardwaresystemen funktionieren. Proprietäre POS-Hardware kann haltbarer sein, sie kann jedoch nicht wiederverwendet werden, wenn Sie die Systeme im Laufe der Zeit wechseln.

5. Inventarisierungs-Tools: Alle POS-Systeme verfügen über eine Art der Bestandsverfolgung, aber die besten bieten Echtzeit-Lagerbestände mit automatischen Warnmeldungen, Bestellverwaltung und Prognose-Tools.

6. Berichtswesen und Analysen: Ein gutes POS-System bietet Einblicke in Verkaufs-, Bestands-, Kunden- und Mitarbeiterdaten. Unternehmen sollten in der Lage sein, Rohdaten, ein automatisiertes Berichts-Dashboard, Tipps zum Lesen und Bearbeiten von Berichten sowie Optionen für den Export von Berichten anzuzeigen.

7. Skalierbarkeit: Wählen Sie ein POS-System, das mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Wenn Sie z.B. ein Einzelhandelsgeschäft haben, aber auch planen, online zu verkaufen, stellen Sie sicher, dass Ihr POS über eine integrierte E-Commerce-Lösung verfügt, so dass Sie alle Ihre Bestands- und Kundendaten an einem Ort verwalten können. Wenn Sie die Eröffnung weiterer Geschäfte planen, stellen Sie sicher, dass Ihr POS mehrere Standorte zentral verwalten kann.

8. Integrationen: Wenn Sie für Funktionen wie E-Commerce, Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung oder etwas anderes auf andere Software angewiesen sind, wählen Sie ein POS-System, das sich in diese Produkte integrieren lässt. Viele POS-Systeme bieten jedoch auch diese Funktionen, so dass es möglich ist, eine Software zu finden, die all diese Funktionen erfüllt.

9. Kundenbetreuung: Wählen Sie im Idealfall ein POS-System, das während Ihrer normalen Geschäftszeiten telefonischen Live-Support bietet, so dass Sie bei Problemen immer sofort Hilfe bekommen können.

10. Benutzer-Bewertungen: Bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen, lesen Sie POS-Benutzerbewertungen von anderen Geschäftsinhabern und/oder machen Sie einen Anbietervergleich sowie sprechen Sie, wenn möglich, mit den Geschäftsinhabern, die die jeweilige Software verwenden.

Werbung

powered by TARIFCHECK24 GmbH