Vom Mitarbeiterwissen zum digitalen Workflow: Wie die PureSec GmbH monatelange Genehmigungsprozesse personenunabhängig macht
Bonn, 10. Juni 2026 – Die No-Code-Workflow- und Prozessmanagement-Software Flow360.io unterstützt das mittelständische Unternehmen PureSec dabei, wertvolles Prozesswissen zu digitalisieren, zu automatisieren und dauerhaft zu sichern. Bei dem Pflegetechnik-Anbieter steckte operatives Erfahrungswissen ausschließlich in den Köpfen einzelner Mitarbeiter. Diese finden heute Workflow-Vorlagen für ihre Arbeitsprozesse zentral in der Software. Diese bessere Kontrolle und Steuerung der Abläufe hat zu 35 Prozent Rückgang bei Kundenreklamationen und Statusanfragen geführt.
Das in Idstein ansässige Unternehmen PureSec entwickelt und vertreibt unter der Marke „Smart Altern“ Assistenzroboter sowie sensorbasierte Sturz- und Anwesenheitserkennungssysteme für Senioren. Weil jeder einzelne Auftrag ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren durchläuft, bei dem Endkunden, Angehörige und Krankenkassen koordiniert und Bearbeitungsfristen eingehalten werden müssen, kann sich die Bearbeitung eines Auftrags über mehrere Monate erstrecken. PureSec entschied sich daher für die lückenlose digitale Automatisierung ihrer Kommunikationsschritte mit Flow360.io.
Die bisherige Systemlandschaft bremste Wachstum
Vor dem Einsatz von Flow360.io steuerte das Unternehmen diese sensiblen Abläufe über drei getrennte Systeme: E-Mail-Verteiler, separate Excel-Listen und Trello. Da Fristen im Kassenverfahren nicht automatisch überwacht wurden, fielen Verzögerungen meist erst durch unzufriedene Kundennachfragen auf. Die Bearbeitungsqualität hing stark von der einzelnen Service-Person ab, weshalb bei Krankheitsfällen oder dem Ausscheiden erfahrener Wissensträger sofort massive Informationsverluste, verlängerte Liegezeiten und ein hohes Reklamationsrisiko bestanden. Die komplexen Kassenanforderungen, unterschiedliche Kontaktstellen und die Beachtung der Fristen belasteten die Mitarbeiter im Tagesgeschäft und führten zudem zu einem erheblichen Mehraufwand bei einer internen Übergabe. Unter diesen Voraussetzungen war ein nachhaltiges Unternehmenswachstum kaum realisierbar.
Hier greift Flow360.io als ganzheitliche Lösung für Prozessdigitalisierung. Bei Flow360.io handelt es sich um eine cloudbasierte Software, mit der Unternehmen individuelle Arbeitsabläufe ganz ohne Programmierkenntnisse per Drag und Drop abbilden, automatisieren und überwachen können. Anstatt Daten manuell von einem System in das nächste zu übertragen, führt die Plattform alle Kommunikationsschritte, Genehmigungsprozesse und Dokumente zentral und nachvollziehbar zusammen. Was es dafür braucht, ist kein IT-Projekt und kein externer Dienstleister, sondern jemanden im Unternehmen, der die internen Prozesse und Zuständigkeiten kennt.
Für den konkreten Anwendungsfall von PureSec bedeutet das: Der gesamte Sales- und Genehmigungstrichter inklusive aller komplexen Entscheidungsverzweigungen wurde als logischer Workflow aufgebaut. Die Mitarbeiter nutzen jetzt eine zentrale Oberfläche statt bisher drei getrennte Systeme und werden Schritt für Schritt durch den Prozess geführt. Stockt ein Prozessschritt oder müssen Antragsfristen eingehalten werden, zeigt das System dies unmittelbar an. Die Automatisierung dieser Kommunikationsschritte führte zu 30 Prozent weniger Zeitaufwand pro Kundenprozess und zu einem Rückgang der Kundenreklamationen und Statusanfragen um 35 Prozent.
Stufenweise Digitalisierung der Kernprozesse
Bei der Einführung von Flow360.io wurden zunächst Prozesse in der Software abgebildet, die nicht zum Kerngeschäft gehören. Dadurch sammelten die Workflow-Manger praktische Erfahrung bei der Erstellung der Workflows und die Mitarbeiter konnten sich mit der Nutzung des neuen Systems und der damit verbundenen neuen Arbeitsweise vertraut machen.
Nach dieser erfolgreichen Lernphase folgte die Umsetzung für den wichtigen Genehmigungsvorgang des Sturz- und Anwesenheitserkennungssystems. Weg von den Einzelsystemen hin in einen automatisierten Workflow. Gemeinsam mit dem Workflow-Manager und unterstützt durch die Fachleute von Flow360.io setzten die Service-Mitarbeiter den Prozess in einen digitalen Workflow um. Beginnend mit der automatischen Erfassung der Kundenanfrage über die Website, inklusive aller verzweigten Entscheidungsbäume und Kommunikationsschleifen, bis zur finalen Kommunikation der Entscheidung der Krankenkasse an den Antragsteller. Durch die Versionierung lassen sich die Workflow-Vorlagen in Flow360.io jederzeit einfach und nachvollziehbar weiterentwickeln.
„Erst durch Flow360.io wurde uns bewusst, wie fragil unsere Prozesse waren: Vieles funktionierte nur, wenn die richtigen Personen vor Ort waren. Das hat sich grundlegend geändert. Heute läuft die Bearbeitung schneller und auf einem konstant hohen Qualitätsniveau, unabhängig davon, wer gerade im Büro ist“, erklärt Helmut Honermann, Geschäftsführer der PureSec GmbH.
Im nächsten Ausbauschritt plant PureSec, Stammdaten von Krankenkassen, Lieferanten und Kunden direkt über die Datenbank-Funktion von Flow360.io in die Prozesse einzubinden und mit dem CRM-System abzugleichen. Damit entfällt künftig auch die manuelle Pflege dieser Daten in externen Listen.
Flow360.io ist eine No-Code-Plattform zur Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Das Unternehmen ermöglicht es mittelständischen Unternehmen, individuelle Workflows und digitale Schnittstellen ganz ohne Programmierkenntnisse per Drag & Drop zu erstellen. Dadurch hilft Flow360.io Unternehmen dabei, Medienbrüche zu beseitigen, operative Kosten zu senken und wertvolles Betriebswissen zentral zu sichern.
www.flow360.io
Firmenkontakt
Flow360.io
Maria Christina Bienek
Friedrich Ebert Allee 65
53113 Bonn
+49 228 84239484
http://www.flow360.io
Pressekontakt
punctum pr-agentur GmbH
Ulrike Peter
Neuer Zollhof 3
40221 Düsseldorf
+49 (0)211 9717977-0
http://www.punctum-pr.de
- Prozessoptimierung (Wikipedia)
Die Prozessoptimierung dient in Wirtschaftssubjekten dazu, die Effizienz und die Effektivität bestehender Arbeits-, Geschäfts-, Produktions- und Entwicklungsprozesse sowie den Einsatz der hierfür benötigten Ressourcen kontinuierlich zu verbessern. - Workflow (Wikipedia)
Als Arbeitsablauf (auch Arbeitsfolge oder englisch workflow) wird in der Organisationslehre die räumliche und zeitliche Reihenfolge von funktional, physikalisch oder technisch zusammengehörenden Arbeitsvorgängen an einem Arbeitsplatz bezeichnet. In Wirtschaftseinheiten (Privathaushalte, Unternehmen, Staaten mit ihren Untergliederungen wie Gebietskörperschaften und der öffentlichen Verwaltung) bestehen die einer Stelle zugewiesenen Arbeitsaufgaben meist aus einer Vielzahl von einzelnen Ablaufabschnitten (Arbeitsschritte; englisch task), die erst in ihrer Gesamtheit durch einen letzten komplettierenden Arbeitsschritt als erfüllt anzusehen sind. Viele dieser Ablaufabschnitte sind funktional, physikalisch oder technisch voneinander abhängig, so dass beim Arbeitsablauf eine bestimmte Reihenfolge (Ablauffolge) einzuhalten ist. Dazu setzen Arbeitskräfte meist Arbeitsmittel ein, um aufgrund der vorgegebenen Arbeitsaufgabe ein Arbeitsergebnis zu erzielen. Deshalb wird der Arbeitsablauf auch als das räumliche und zeitliche Zusammenwirken von Arbeitskraft, Arbeitsmitteln, Arbeitsgegenständen, Energie und Information in einem Arbeitssystem bezeichnet. Ein noch nicht komplettierter Arbeitsablauf befindet sich in einem bestimmten Bearbeitungsstatus. Bei komplexeren Arbeitsabläufen lohnt sich die Erstellung von Arbeitsablaufplanungen mit Organigrammen. Die Arbeit in ihrer praktischen prozessualen Ausführung (Arbeitsprozess) wird durch die Arbeitsumwelt und die geforderten Leistungsvoraussetzungen geprägt, wie Qualifikation, Arbeitsauftrag (englisch job) und Ausführungsbedingungen. Der Arbeitsauftrag wiederum besteht aus Arbeitsanweisungen und sonstigen Instruktionen (Dienstanweisungen) zu den Arbeitsmitteln, Arbeitsabläufen und dem Arbeitsziel. Die Analyse und Gestaltung von Arbeitsabläufen ist in Unternehmen Teil der Ablauforganisation. Sie ermittelt die zweckmäßigsten Arbeitsabläufe, um hierdurch das bestmögliche Ergebnis sicherzustellen. Dabei muss sie berücksichtigen, dass es im Betriebsablauf oft vorkommt, dass eine Arbeitsaufgabe nicht von einem einzigen Arbeitsplatz allein, sondern von mehreren Arbeitsplätzen – sogar abteilungs- und standortübergreifend – vollendet …
