Anzeige
Die regelmäßige Buchhaltung ist ein Übel, das viele Menschen mit Schrecken erfüllt. Sie ist mühsam und mit vielen gesetzlichen Tücken versehen. Unternehmen mussten bisher stets Mitarbeiter einstellen, die sich um die Buchhaltung kümmern oder einen externen Dienstleister engagieren. Mit dem Erscheinen von Buchhaltungsprogrammen kann sich der Stress im Geschäftsalltag jedoch in Nullkommanichts auflösen. Wir stellen Ihnen die praktischen Helfer vor und zeigen Ihnen, worauf es bei einer guten Finanzsoftware ankommt.
Was sollte eine Buchhaltungssoftware leisten?
Eine Finanzsoftware ist in Form eines Computerprogramms oder einer App erhältlich. Sie sollte in der Lage sein, die einfache und doppelte Buchführung durchzuführen. Einnahmen-Ausgaben-Rechnungen, Gewinn- und Verlustrechnung und auch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung sollten mit dem Programm leicht zu bewerkstelligen sein. Weiterhin besitzen Buchhaltungsprogramme in der Regel Electronic Banking, Mehrplatzfähigkeit und können einen Jahresabschluss einschließlich der Bilanzierung erstellen. In diesem Zusammenhang muss auch das Erstellen revisionssicherer Buchungsvorlagen, das Mahnwesen und die Funktion betriebswirtschaftliche Statistiken und Reports hingewiesen werden, die einen echten Mehrwert darstellen. Um auch die Anforderungen der Steuer zu erfüllen, ist es wichtig, dass mithilfe der Buchhaltungssoftware die Umsatzsteuervoranmeldung und die Umsatzsteuer-Jahreserklärung eingereicht werden können. Dazu sind Schnittstellen mit ELSTER und DATEV nötig.
Gute Softwares bieten zudem Reisekostenabrechnungen* an. Beispielsweise bietet N2F eine App an, mit der es den Mitarbeitern möglich ist, die Kosten schnell und übersichtlich in dem Programm abzuspeichern. Quittungen können eingescannt werden und laufen somit nie wieder Gefahr, auf der Reise verloren zu gehen. Ebenfalls ist es empfehlenswert, wenn die Buchhaltungssoftware über ein Kassenbuch, die Mandantenfähigkeit und die Verwaltung von Anlagen und Lohnbuchhaltungsdaten verfügt.
Vorteile einer guten Buchhaltungssoftware
Eine Buchhaltungssoftware besitzt nur eine Aufgabe: Sie soll Ihnen Zeit und Arbeit ersparen. Infolgedessen verfügt sie über eine leicht bedienbare Benutzeroberfläche, die eine “idiotensichere Handhabung” gewährleistet. Leichtsinnsfehler, Lücken und die Erstellung von fehlerhaften Rechnungen und Steuerdokumenten gehören somit der Vergangenheit an.
Weiterhin ist es durch die Finanzsoftware möglich, Prozesse und Abläufe komplett zu automatisieren.
Beantworten Sie folgende Fragen
Vor der Anschaffung einer Buchhaltungssoftware sollten Sie sich einige Fragen stellen, um herauszufinden, welches Programm für Ihre persönlichen Interessen bestens geeignet ist.
Größe und Ziele des Unternehmens?
Die Größe eines Unternehmens* und seine Mitarbeiteranzahl beeinflussen die Wahl der Software. Denn nicht alle Programme eröffnen die Möglichkeit, dass eine große Anzahl an Personen gleichzeitig in der Software aktiv ist. Denken Sie hier auch langfristig. Wenn Sie Ihr Unternehmen in absehbarer Zeit erweitern möchten, bietet es sich an, von Anfang an eine Buchhaltungssoftware zu verwenden, welche auf ein größeres Unternehmen ausgerichtet ist. Ebenfalls sollen Sie Ihre zukünftigen Ziele klar vor Augen haben. Die angebotenen Features unterscheiden sich teilweise erheblich. Machen Sie sich vor dem Kauf Gedanken darüber, in welchen Bereichen die Software eingesetzt werden sollte.
Selbstständige Tätigkeit oder Zusammenarbeit mit Steuerberater?
Ihre Antwort sollten Sie davon abhängig machen, ob es in Ihrem Unternehmen eine Person gibt, welche steuerrechtliche und buchhalterische Kenntnisse besitzt. Um die Einhaltung der GoBD-Grundsätze und die Rechtskonformität sicherzustellen, wird oftmals dazu geraten, die Buchhaltungssoftware mit der Fachkompetenz eines Steuerberaters zu kombinieren. So sind Sie auf der sicheren Seite.
Desktop-Software oder Cloud-Lösung?
Während Desktop-Softwaren mit außergewöhnlichen Features und Support brillieren, bergen Cloud-Lösungen den Vorteil, dass die Daten via Internet gespeichert werden können. Dies ermöglicht einen uneingeschränkten Zugriff von überall aus der Welt. Darüber hinaus können Sie sich bei der Cloud-Variante die Installation ersparen. Sie ist durch regelmäßige Updates immer auf dem neusten Stand und kann auch mit dem mobilen Endgerät aufgerufen werden.
Welche Schnittstellen sollte die Software mitbringen?
Wie bereits angesprochen verfügt eine Buchhaltungssoftware im Regelfall über diverse Schnittstellen. Durch diese Funktion wird der Datenaustausch erleichtert. Es ist dementsprechend unbedingt darauf zu achten, dass Ihre Software über eine DATEV-Schnittstelle verfügt. Somit kann das Unternehmen Hand in Hand mit Steuer- und Wirtschaftsprüfungskanzleien agieren. Ebenfalls wichtig: die ELSTER-Schnittstelle und die Möglichkeit, sich an Banking- und Payment-Systeme anzubinden.