So gestalten Unternehmen ihre Fahrzeugbeschaffung effizient, kostensparend und zukunftssicher im modernen Flottenmanagement.
Fahrzeugbeschaffung im Flottenmanagement optimal gestalten
Die Beschaffung von Fahrzeugen stellt eine Schlüsselaufgabe im Flottenmanagement dar, da hier bereits Weichen für Kostenstruktur und Nutzungsqualität gestellt werden. Entscheider und Fuhrparkverantwortliche müssen eine Vielzahl von Faktoren sorgfältig abwägen. Im Folgenden werden Ursachen, Maßnahmen und Kennzahlen zur erfolgreichen Fahrzeugbeschaffung im Fuhrparkmanagement vorgestellt.
Ursachen und häufige Fehlerquellen:
Die Fahrzeugbeschaffung innerhalb eines Fuhrparks wird oftmals durch folgende Schwachstellen belastet:
– Fehlende Bedarfsermittlung: Ohne klare Analyse von Nutzungsprofil, Laufleistung und Einsatzzweck werden Fahrzeuge ungeeignet beschafft.
– Unsystematische Entscheidungsprozesse: Wenn Entscheidungskriterien nicht klar definiert sind (z. B. Total Cost of Ownership), fehlt Vergleichbarkeit.
– Vernachlässigung der Lebenszykluskosten: Fokus auf Anschaffungspreis statt auf Unterhalts-, Energie- und Restwertkosten.
– Fehlende Car Policy oder unklare Richtlinie: Innenpolitisch nicht abgestimmte Regeln führen zu uneinheitlichen Fahrzeugauswahlen.
– Unzureichende Marktbeobachtung: Trends wie alternative Antriebe oder Anreizsysteme bleiben unberücksichtigt, was spätere Nachrüstkosten oder Umrüstzwänge mit sich bringt.
Maßnahmen und Tipps zur erfolgreichen Beschaffung:
Nachfolgend finden Sie 8 bewährte Maßnahmen, um den Beschaffungsprozess im Rahmen des Flottenmanagements strukturiert und wirtschaftlich zu gestalten:
Systematische Bedarfsanalyse:
Erstellen Sie eine strukturierte Analyse für jede Fahrzeugkategorie. Berücksichtigen Sie:
– jährliche Fahrleistung und Nutzungsmuster
– vorgesehener Nutzerkreis und Auslastung
– Umfeldbedingungen (z. B. Ladeinfrastruktur, Gelände)
Diese Bedarfsanalyse bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte.
Festlegung einer klaren Car Policy:
Legen Sie verbindliche Richtlinien fest, z. B. hinsichtlich Fahrzeugklassen, Emissionsgrenzwerten oder Antriebsarten.
Eine konsistente Car Policy hilft, homogene Flotten zu gestalten und Synergien bei Wartung und Ersatzteilen zu nutzen.
Kostenmodellierung mit TCO-Rechnung
Berechnen Sie die Total Cost of Ownership (TCO) über die geplante Nutzungsdauer.
Berücksichtigen Sie dabei: Anschaffung, Versicherung, Steuern, Energie, Wartung, Werkstatt, Rückbau/Umsatzerlös.
Nur so lassen sich Alternativen objektiv bewerten.
Vergleich von Beschaffungsvarianten:
Prüfen Sie diverse Finanzierungsformen:
– Direktkauf
– Leasing (Operativ- oder Finanzleasing)
– Langzeitmiete oder Full-Service-Verträge
Bewerten Sie für jede Option ihre Flexibilität, Restwertrisiken und Serviceanteile.
Integration neuer Antriebstechnologien:
Beziehen Sie bereits in der Planungsphase alternative Antriebe (Hybrid, Elektro, Wasserstoff) ein.
Nutzen Sie Prognosen zu Reichweiten, Ladeinfrastruktur, Förderprogrammen und Restwerten.
So stellen Sie sicher, dass Ihre Flotte zukunftsfähig bleibt.
Einbindung von Telematik- und Datenlösungen:
Verwenden Sie Telemetrie-Daten zur Auswertung von Fahrprofilen, Energieverbrauch und Fahrzeugzustand.
Diese Rückschlüsse helfen, Fahrermuster zu verstehen und daraus bessere Beschaffungsentscheidungen abzuleiten.
Sammelbestellung und Serienoptimierung:
Vermeiden Sie Einzelkäufe und setzen Sie auf Sammelbestellungen (Mengenbündelung) oder optimalerweise auf Serienbestellungen (Bestellung mehrerer, einheitlicher Fahrzeuge), um bessere Konditionen und Komponentenharmonisierung zu erreichen.
Einheitliche Fahrzeugpools erleichtern Wartung, Ersatzteilversorgung und Schulungen.
Marktrecherche, Benchmarking und Ausschreibungen
Nutzen Sie Marktanalysen und Benchmarks, um Angebote einzuholen und zu vergleichen.
Ausschreibungsstrategien helfen, Transparenz zu schaffen und Bedingungen – z. B. Serviceumfang – objektiv zu bewerten.
Pilotprojekt und Evaluationsphase:
Starten Sie mit einer kleinen Teilflotte als Pilot.
Bewerten Sie im Echtbetrieb Aspekte wie Verbrauch, Betriebskosten und Akzeptanz.
Nutzen Sie die Erkenntnisse für eine Anpassung vor Großbeschaffung.
Laufende Controlling-Schleifen:
Richten Sie regelmäßige Reviews ein, bei denen Soll-Ist-Abweichungen analysiert werden.
Justieren Sie Parameter wie Laufzeiten, Kilometergrenzen und Fahrzeugflottengröße basierend auf Erfahrungswerten.
Alexander Schuh GmbH – Beratung für nachhaltige Mobilität
Die Alexander Schuh GmbH unterstützt Unternehmen bei der strategischen Ausrichtung ihres Fuhrparkmanagements und der Einführung von Elektromobilität. Das Team begleitet Betriebe aller Größen von der Analyse bestehender Flotten über die Planung von Ladeinfrastruktur bis zur Umsetzung rechtlicher und organisatorischer Anforderungen. Ziel ist es, ökologische und wirtschaftliche Aspekte in Einklang zu bringen und eine zukunftsfähige Mobilitätsstrategie zu entwickeln.
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- Ausschreibungsmanagement (Wikipedia)
Als Tendermanagement [ˈtɛndɚˌmænɪdʒmənt] (von engl. tender = „Angebot“, deutsch: Ausschreibungsmanagement) bezeichnet man ein für Ausschreibungen verantwortliches Management. Der Begriff erlaubt eine zweite Lesart, da tender als englisches Adjektiv mit „zart; weich“ übersetzt werden kann. Dieses Wortspiel ist bewusst gewählt, um den vorsichtigen Umgang mit den Ausschreibungen und Neukunden hervorzuheben. - Beschaffungsstrategie (Wikipedia)
Die Beschaffungsstrategie als Teil der Materialwirtschaft eines Unternehmens ist eine Teilstrategie für die betriebliche Funktion der Beschaffung, die mittelfristig die Verteilung der beschafften Güter und Dienstleistungen auf einzelne Lieferanten festlegt. Zentrales Ziel einer Beschaffungsstrategie ist die Sicherstellung der Versorgung des Unternehmens mit allen nötigen Mitteln. Demgegenüber stehen die damit verbundenen Kosten und das wirtschaftliche Interesse der Unternehmung, diese Kosten so gering wie möglich zu halten. Konkrete Regelungsbereiche der Beschaffungsstrategie sind: Da es sich um eine Strategie handelt, beziehen sich diese Entscheidungen nicht auf den konkreten Kauf einer bestimmten Menge, sondern verstehen sich vielmehr als Richtlinie für die Beschaffung, einen bestimmten Anteil des gesamten Einkaufsvolumens von einem bestimmten Lieferanten oder beispielsweise in einem lokalen Markt zu beziehen. - Flottenmanagement (Wikipedia)
Flottenmanagement und Fuhrparkmanagement beschreiben das Verwalten, Planen, Steuern und Überwachen von Fahrzeugflotten (Fuhrpark). Dabei werden Wegstrecken von Fahrzeugen (Lkw, Pkw, Schiff, Bahn, Bus) unter Einbeziehung bestimmter Einflussparameter aufeinander abgestimmt, bewertet und optimiert. Ein Fuhrpark- und Flottenmanagement soll dabei helfen, alle Ressourcen und Leistungen bestmöglich einzusetzen sowie Probleme frühzeitig zu erkennen, zu beheben oder zu umgehen. Sonderformen stellen der Huckepackverkehr, der intermodale und der multimodale Verkehr dar, die mehrere Verkehrsmittel für das Transportieren von Gütern miteinander kombinieren. Stand der Technik ist das digitale Flotten- oder Fuhrparkmanagement. Hierbei kommen komplexe softwaregestützte Systeme zum Einsatz, die die Arbeit des Anwenders – zum Beispiel des Disponenten eines Transportunternehmens – mit telemetrischen Daten aus dem Global Positioning System (GPS) sowie technischen Daten zum aktuellen Fahrzeugzustand unterstützen. Zu den wichtigen Zielen eines systematischen Fuhrpark- und Flottenmanagements gehören die Entlastung der Disposition, die Optimierung der Wegstreckenplanung sowie betriebliche Prozessoptimierungen und Kostensenkungen. - Total Cost of Ownership (Wikipedia)
Total Cost of Ownership (TCO, Gesamtkosten des Betriebs) ist ein Abrechnungsverfahren, das Verbrauchern und Unternehmen helfen soll, alle anfallenden Kosten von Investitionsgütern (wie beispielsweise Software und Hardware in der IT) abzuschätzen. Die Idee dabei ist, eine Abrechnung zu erhalten, die nicht nur die Anschaffungskosten enthält, sondern alle Aspekte der späteren Nutzung (Energiekosten, Reparatur und Wartung) der betreffenden Komponenten. Somit können bekannte Kostentreiber oder auch versteckte Kosten möglicherweise bereits im Vorfeld einer Investitionsentscheidung identifiziert werden. Wichtigste Grundlage für das weitere Verständnis der TCO ist die Unterscheidung zwischen direkten und indirekten Kosten.
