E-Rechnung 2026: Formate, Übertragungswege, Anlagen – klare Regeln gibt es kaum. In der Praxis bestimmt häufig der stärkere Geschäftspartner, wie elektronische Rechnungen ausgetauscht werden.
Es bleibt wenig Zeit: Noch im Jahr 2026 müssen die meisten Unternehmen ihre Systeme auf den verpflichtenden Versand elektronischer Rechnungen ab dem 1. Januar 2027 vorbereiten. Neben den technischen Anpassungen in ERP- und Buchhaltungssystemen tritt dabei ein weiteres Problem immer deutlicher in den Vordergrund: die Abstimmung mit Kunden und Lieferanten.
Dabei tauchen häufig ganz konkrete Fragen auf:
Darf mein Kunde mir vorschreiben, in welchem Format ich eine Rechnung liefern muss? Darf ein Lieferant verlangen, dass Rechnungen nur über ein bestimmtes Portal eingereicht werden? Muss ein Unternehmen mehrere Rechnungsformate gleichzeitig verarbeiten können, weil unterschiedliche Geschäftspartner unterschiedliche Anforderungen stellen?
Viele Unternehmen erwarten an dieser Stelle klare gesetzliche Vorgaben. Tatsächlich hat der Gesetzgeber jedoch lediglich festgelegt, dass strukturierte elektronische Rechnungen empfangen werden müssen. Einheitliche Regeln für Formate oder Übertragungswege existieren dagegen nicht.
Format-Dschungel im elektronischen Rechnungsaustausch
Unternehmen begegnen derzeit mehreren Varianten elektronischer Rechnungen. Dazu gehören insbesondere ZUGFeRD in verschiedenen Profilen, XRechnung mit unterschiedlichen Syntaxvarianten wie CII oder UBL sowie Peppol-BIS-Dokumente im internationalen Datenaustausch.
Je nach Ausprägung entstehen daraus fünf bis sechs technisch unterschiedliche Varianten, die im Geschäftsverkehr auftreten können. Für viele Unternehmen entsteht dadurch ein regelrechter Format-Dschungel, der zusätzlich durch unterschiedliche Übertragungswege verstärkt wird.
Rechnungen werden beispielsweise per E-Mail, über Upload-Portale, über EDI-Verbindungen oder über Netzwerke wie Peppol übermittelt. Auch hierfür hat der Gesetzgeber keinen einheitlichen Standard festgelegt.
Der Gesetzgeber hat damit zwar die elektronische Rechnung eingeführt – die Spielregeln des Rechnungsaustauschs überlässt er jedoch vollständig dem Markt.
Marktmacht bestimmt die Regeln
Die Konsequenz zeigt sich in vielen Projekten zur Einführung der elektronischen Rechnung sehr deutlich: Beim Rechnungsaustausch setzt sich immer die Lösung des Unternehmens mit der größeren Marktmacht durch.
Große Auftraggeber oder Kunden legen fest, welches Rechnungsformat verwendet werden soll, über welchen Übertragungsweg Rechnungen einzureichen sind und welche zusätzlichen Angaben erwartet werden. Dazu gehören häufig auch branchenspezifische Rechnungsinhalte, die über die eigentlichen Pflichtangaben hinausgehen.
Auch der Umgang mit Anlagen wird vielfach individuell geregelt. Während einige Systeme Anhänge technisch einbetten, verlangen andere Plattformen separate Dokumente oder zusätzliche Uploads.
Für kleinere und mittlere Unternehmen bedeutet das häufig, dass sie sich an diese Vorgaben anpassen müssen.
Abstimmung mit jedem einzelnen Geschäftspartner
Neben der technischen Umsetzung entsteht dadurch ein erheblicher organisatorischer Aufwand. Die Rahmenbedingungen des elektronischen Rechnungsaustauschs müssen mit jedem einzelnen Geschäftspartner abgestimmt werden.
Dabei geht es nicht nur um Format und Übertragungsweg, sondern auch um zusätzliche Informationen, branchenspezifische Anforderungen oder den Umgang mit Anlagen.
Hinzu kommt ein weiteres Thema: Der Umgang mit ausländischen Geschäftspartnern ist häufig noch ungeklärt. Unterschiedliche nationale Vorgaben, Plattformen oder Übertragungswege können dazu führen, dass Unternehmen zusätzliche Varianten im Rechnungsaustausch berücksichtigen müssen.
Gerade bei vielen Kunden und Lieferanten kann dieser Abstimmungsaufwand beträchtlich sein.
Unterschiedliche Validatoren – unterschiedliche Prüfergebnisse
Ein weiteres praktisches Problem betrifft die technische Prüfung elektronischer Rechnungen. Für die Validierung existieren unterschiedliche Softwarelösungen. Diese prüfen Rechnungen zwar grundsätzlich gegen die gleichen Standards, unterscheiden sich jedoch teilweise in der Auslegung einzelner Regeln.
Dadurch kann es vorkommen, dass eine Rechnung von einem Validator akzeptiert wird, während ein anderer Validator Beanstandungen meldet.
Möglicher Ausweg: gemeinsame Infrastruktur
Ein Ansatz zur Vereinfachung des elektronischen Rechnungsaustauschs kann die freiwillige Nutzung gemeinsamer Infrastrukturen wie Peppol sein. Hier werden sowohl Transportwege als auch Dokumententypen stärker standardisiert.
Für viele Unternehmen könnte dies langfristig zu einer deutlichen Vereinfachung des elektronischen Rechnungsaustauschs führen.
Fazit: Die eigentlichen Herausforderungen beginnen jetzt
Mit dem näher rückenden verpflichtenden Versand elektronischer Rechnungen ab 2027 rücken organisatorische Fragen immer stärker in den Vordergrund. Unternehmen müssen nicht nur ihre eigenen Systeme anpassen, sondern auch die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten neu organisieren.
Die elektronische Rechnung ist damit längst nicht mehr nur ein technisches Thema. Für viele Unternehmen stellt sich zunehmend eine grundsätzliche Frage: Wer legt beim Rechnungsaustausch eigentlich die Regeln fest?
Genau diese praktischen Fragen zur Umsetzung der E-Rechnung stehen im Mittelpunkt der zweistündigen Kompaktseminare „Update E-Rechnung 2026“, die der Autor gemeinsam mit verschiedenen Industrie- und Handelskammern sowie Bildungseinrichtungen anbietet.
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Weitere Infomationen zu den Seminaren: https://www.treuz.de/online-seminar-e-rechnung-update-zum-bmf-schreiben-vom-15-10-2025/
Weiterführende Informationen zum Thema
Auf www.treuz.de finden sich weitergehende Blogbeiträge zum Thema E-Rechnung und Peppol.
Jochen Treuz steht Redaktionen gerne für Interviews und Gastbeiträge zur Verfügung.
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Jochen Treuz | Trainer und Berater
Herr Jochen Treuz
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Über Jochen Treuz
Jochen Treuz ist Diplom-Kaufmann, Trainer, Berater und Coach mit langjähriger Erfahrung im Rechnungswesen. Seine Fachgebiete sind die elektronische Rechnungsabwicklung (E-Invoicing), Liquiditätsmanagement sowie die Digitalisierung von Finanzprozessen. Er unterstützt Unternehmen bei der Einführung der E-Rechnung, GoBD-konformer Archivierung und digitaler Prozessoptimierung.
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- Unternehmen, Wirtschaft, Finanzen (Wikipedia)
Ein Unternehmen (oder eine Unternehmung), auch Firma genannt, ist eine wirtschaftlich selbständige Organisationseinheit, die mit Hilfe von Planungs- und Entscheidungsinstrumenten Markt- und Kapitalrisiken eingeht und sich zur Verfolgung des Unternehmenszweckes und der Unternehmensziele eines oder mehrerer Betriebe bedient. Privatrechtlich organisierte Unternehmen und Privathaushalte werden in ihrer Gesamtheit auch als Privatwirtschaft aggregiert. Dagegen gehören zum Aggregat des öffentlichen Sektors öffentliche Unternehmen, Staatsunternehmen, Körperschaften des Privatrechts und Anstalten des öffentlichen Rechts (Kommunalunternehmen); sie stellen eine Mischform dar und unterliegen – wie auch Vereine – meist dem Kostendeckungsprinzip. In Deutschland gibt es rund drei Millionen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen, etwa zwei Drittel davon sind Einzelunternehmen.
