KI verändert die Dokumentenverarbeitung grundlegend. Sie erkennt Zusammenhänge, versteht Dokumentstrukturen und extrahiert Informationen deutlich flexibler als klassische Verfahren. Das eröffnet Unternehmen enorme Möglichkeiten.
Doch gerade jetzt lohnt sich ein genauer Blick. Denn die entscheidende Frage lautet nicht: „Wo können wir KI einsetzen?“, sondern vielmehr: „Wo bringt KI tatsächlich einen Mehrwert?“
Die teuerste KI ist nicht die leistungsfähigste. Die teuerste KI ist die, die eingesetzt wird, obwohl sie gar nicht notwendig gewesen wäre.
Digitalisierung beginnt vor der KI
Seit über 20 Jahren beschäftigen wir uns bei exapture mit der ersten Meile der Digitalisierung. Mit unserem Ansatz #scannenlernen meinen wir weit mehr als das Digitalisieren von Papier. Der entscheidende Moment ist der Augenblick, in dem ein Dokument ein Unternehmen erreicht – unabhängig davon, ob es auf Papier eingeht oder bereits digital vorliegt. Erst dann stellt sich die Frage, wie die enthaltenen Informationen möglichst effizient in den passenden Unternehmensprozess gelangen.
Von OCR zu KI
Über viele Jahre war OCR die Grundlage der Dokumentenerfassung. Aus Bildern wurde lesbarer Text, ergänzt durch spezialisierte Verfahren, die beispielsweise Rechnungen zuverlässig klassifizieren und Daten extrahieren konnten. Mit modernen KI-Modellen geht heute deutlich mehr. Sie erkennen nicht nur Text, sondern verstehen auch Dokumentstrukturen und Zusammenhänge. Gerade bei unstrukturierten oder ständig wechselnden Dokumenten ist das ein enormer Fortschritt.
KI kostet – bei jedem Dokument
Was in der aktuellen Diskussion häufig übersehen wird: Jede KI-Auswertung verursacht laufende Kosten. Im Gegensatz zu klassischen OCR- oder regelbasierten Verfahren entstehen bei generativer KI Kosten für jede Verarbeitung. Mit steigenden Dokumentenmengen wachsen diese kontinuierlich.
Hinzu kommt der Aufwand für Betrieb, Anpassung und Qualitätskontrolle. Studien zeigen bereits heute, dass viele Unternehmen ihre tatsächlichen KI-Betriebskosten unterschätzen. So erwartet IDC, dass Unternehmen ihre KI-Budgets bis 2027 im Durchschnitt um rund 30 Prozent überschreiten werden, weil der produktive Betrieb deutlich aufwendiger ist als viele Pilotprojekte vermuten lassen.¹ IDC, Why AI infrastructure costs keep surprising IT leaders
Das Beispiel E-Rechnung
Gerade Rechnungen zeigen, warum ein differenzierter Blick notwendig ist. Früher mussten Papierrechnungen oder PDF-Dokumente per OCR gelesen werden. Heute enthalten Formate wie ZUGFeRD oder die XRechnung die relevanten Informationen bereits strukturiert und maschinenlesbar.
Warum sollte eine KI Daten interpretieren, die bereits vollständig vorhanden sind? In solchen Fällen erzeugt KI häufig nur zusätzliche Kosten – ohne zusätzlichen Nutzen.
Intelligente Digitalisierung statt KI um jeden Preis
KI ist ein leistungsstarkes Werkzeug. Aber sie ist kein Allheilmittel. Manche Dokumente profitieren enorm von KI. Andere lassen sich mit bestehenden Verfahren schneller, günstiger und zuverlässiger verarbeiten. Deshalb plädieren wir für eine intelligente Einbindung von Intelligenz. Nicht jedes Dokument braucht künstliche Intelligenz – aber jedes Dokument verdient den wirtschaftlich sinnvollsten Verarbeitungsweg.
Genau das verstehen wir unter #scannenlernen. Denn erfolgreiche Digitalisierung beginnt nicht mit möglichst viel KI. Sie beginnt mit dem Verständnis für Dokumente, Prozesse und der Entscheidung, wann KI echten Mehrwert schafft – und wann eben nicht.
exapture ist mehr als ein branchenunabhängiger Softwareanbieter für intelligente Druck- und Scanlösungen. Digitalisierungsprozesse beginnen oft mit der Digitalisierung von papiergebundenen Informationen. Und genau das findet man in jedem Unternehmen täglich. Ganz gleich ob in Banken, in der Industrie oder in der öffentlichen Hand. Genau an diesem Punkt steigt exapture ein und begleitet Sie auf der ersten Meile der Digitalisierung.
Kontakt
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- Digitalisierung (Wikipedia)
Unter Digitalisierung (von lateinisch digitus ‚Finger‘ und englisch digit ‚Ziffer‘) versteht man die Umwandlung von analogen, d. h. stufenlos darstellbaren Werten bzw. das Erfassen von Informationen über physische Objekte in Formate, welche sich zu einer Verarbeitung oder Speicherung in digitaltechnischen Systemen eignen. Die Information wird hierbei in ein digitales Signal umgewandelt, das nur aus diskreten Werten besteht. Zunehmend wird unter Digitalisierung auch die Nutzung primär digitaler Repräsentationen, zum Beispiel durch Digitalkameras oder digitale Tonaufzeichnungssysteme verstanden. Die Möglichkeit der informationstechnischen (Weiter-)Verarbeitung ist ein Prinzip, das allen Erscheinungsformen der Digitalen Revolution und der Digitalen Transformation im Wirtschafts-, Gesellschafts-, Arbeits- und Privatleben zugrunde liegt. - dokumentenmanagement (Wikipedia)
Der Begriff Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet. Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff elektronisches Dokumentenmanagement (englisch electronic document management, EDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenmanagementsysteme (englisch document management system, DMS) eingesetzt. Im englischen Sprachgebrauch steht „document management“ begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen, wie sie z. B. in Content-Management-Systemen vorzufinden sind. - IDP (Wikipedia)
IDP bzw. IdP steht als Abkürzung für: Identity Provider, Anbieter von Single Sign-on-Diensten (Identitätshändler) Internally Displaced Person, siehe Interne Vertreibung Internetwork Datagram Protocol, ein Netzprotokoll Intrusion Detection & Prevention, Erkennen und Verhindern von unberechtigtem Eindringen in Computernetze, siehe Firewall #Intrusion-Detection- und Intrusion-Prevention-Systeme Institut für Diakonat und pastorale Dienste im Bistum Münster, Ausbildungsstätte für Ständige Diakone und Pastoralreferenten im Bistum Münster Islamic Democratic Party, islamische Partei auf den Malediven mit dem Ziel, eine Synthese zwischen dem Islam und der Demokratie herbeizuführen Inter-digit pause, in der Telefonie die Pause zwischen den gewählten Ziffern beim Impulswahlverfahren Intrinsisch ungeordnetes Protein, eine Proteingruppe International Driving Permit (Internationaler Führerschein) Intelligent Document Processing, automatisches Auslesen von Dokumenten jeglicher Art mit Unterstützung durch KI und anschließende Weiterverarbeitung in einem elektr. Workflow und digitaler Archivierung - K (Wikipedia)
K oder k (Aussprache: [k], Aussprache der Benennung des Buchstabens: [kaː]) ist der zehnte Buchstabe des klassischen und der elfte Buchstabe des modernen lateinischen Alphabets. Er bezeichnet einen Konsonanten. Der Buchstabe K hat in deutschen Texten eine durchschnittliche Häufigkeit von 1,21 Prozent. Er ist damit der 19.-häufigste Buchstabe in deutschen Texten. Das Fingeralphabet für Gehörlose bzw. Schwerhörige stellt den Buchstaben K dar, indem Zeigefinger, Mittelfinger und Daumen nach oben gespreizt werden und die restliche Finger auf der Handfläche liegen. - OCR (Wikipedia)
OCR steht als Abkürzung für: Obstacle Course Racing, siehe Extrem-Hindernislauf Okulozephaler Reflex, veraltet für Vestibulookulärer Reflex Optical Character Recognition, siehe Texterkennung Ordo cisterciensium reformatorum, Orden der Zisterzienser der strengeren Observanz („Trappisten“) Ordo militaris Crucigerorum cum rubea stella (OCr), siehe Kreuzherren mit dem Roten Stern Over Consolidation Ratio, siehe Konsolidation (Bodenmechanik) #Unter-, Normal- und Überkonsolidierte Böden Oxford Cambridge and RSA Examinations, britische akademische Prüfungskommission, siehe University of Cambridge Local Examinations Syndicate Van Veen OCR 1000, Motorrad mit Wankelmotor Siehe auch: OCR-A und OCR-B, zwei Schriftarten im Umfeld von Texterkennung
