Wie AI-Governance, digitale Souveränität und Datenstrategien das DMS neu ausrichten
Essen, 19. Januar 2026 -Künstliche Intelligenz (KI) hält auch 2026 das Dokumentenmanagement fest in der Hand, automatisiert Routinen und steigert die Produktivität spürbar. Parallel dazu wächst der Anspruch, die eigenen Daten besser zu kontrollieren und digitale Souveränität zu stärken. Der DMS-Experte easy software AG zeigt, welche Trends das DMS im kommenden Jahr bestimmen.
#1 KI-Agenten: Junior Controller unter Aufsicht
KI-Agenten verändern Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und die damit verbundenen Prozessketten grundlegend. Die intelligenten Helfer bündeln mehrere Aufgaben und treiben Routineprozesse eigenständig voran. Sie prüfen Rechnungen, vergleichen Dokumente, melden Abweichungen und stoßen eigenständig Prüfprozesse an. Laut Gartner wird das B2B-Beschaffungswesen dadurch komplett neu programmiert: Bis 2028 sollen 90 % der B2B-Einkäufe über KI-Agenten laufen und mehr als 15 Billionen US-Dollar an Ausgaben durch agentenbasierte Marktplätze fließen.
Der Weg dorthin ist jedoch noch lang. Momentan experimentieren Unternehmen vor allem mit Agentic AI und bauen mit Context Engineering, robusten Datenpipelines, RAG, Orchestrierungslayern (z. B. MCP) und Governance-Mechanismen noch an der technischen Infrastruktur. Selbst Vorreiter skalieren diese Technologie laut McKinsey bislang nur in Teilbereichen und halten den KI-Junior Controller unter strenger Aufsicht. Der Mensch bleibt die entscheidende Instanz: Unternehmen wollen nachvollziehen, wie die Entscheidungen entstehen – und jederzeit eingreifen können.
#2 Enterprise Search: Wenn die Suche mitdenkt
Schon heute verändert KI die Informationsarbeit in Unternehmen grundlegend. Moderne Enterprise-Search-Systeme verlassen das starre Stichwortdenken. Für Mitarbeitende heißt das: Sie müssen nicht mehr nach exakten Begriffen suchen, sondern formulieren ihre Anfrage frei in Alltagssprache – oft sogar per Spracheingabe. Die Antworten der KI fallen ebenso kontextreicher aus. Wer etwa „Reifen“ sagt, erhält auch Dokumente zu Lieferanten, Werkstattbelegen oder Bestellhistorie. Laut Anthropic Economic Index 2025 wandelt sich damit auch die Intention: Neben Augmentation, die KI-Mitarbeitenden bei der Suche und Auswertung unterstützt, rückt Automation immer stärker in den Fokus. Hier erledigt die KI komplette Recherche- oder Analyseaufgaben eigenständig.
Ein Effizienzschub bei der Informationssuche ist dringend nötig: Laut einer Studie von Atlassian verbringen deutsche Büroangestellte zehn Stunden pro Woche damit, Informationen zu recherchieren oder auf sie zu warten. KI-gestützte Enterprise Search kann hier Arbeitsabläufe deutlich effizienter gestalten. Ein zentraler Engpass bleibt jedoch der Kontext: Unternehmen müssen Dokumente, Daten und Wissensbestände strukturiert bereitstellen, damit KI sinnvoll suchen kann. Moderne RAG-Modelle (Retrieval Augmented Generation) greifen dafür direkt auf Archive, Metadaten und angebundene Systeme (z. B. ERP, CRM, CMS) zu und kombinieren dieses Wissen mit generativer KI – so entstehen Treffer, die den tatsächlichen Kontext präzise wiedergeben.
#3 Intelligent Document Processing: Ordnung für die KI
Bei der Frage nach Kontext steht im Dokumentenmanagement Intelligent Document Processing (IDP) im Vordergrund. IDP beschreibt die Fähigkeit, Dokumente automatisiert zu erkennen, zu strukturieren und mit eindeutigen Metadaten anzureichern. Oder vereinfacht: Erst ein sauber beschriebenes Dokument macht KI überhaupt arbeitsfähig. Im SAP-Umfeld gewinnt zudem CMIS (Content Management Interoperability Services) an Bedeutung. Der offene Standard sorgt dafür, dass DMS und SAP-Systeme Dokumente strukturiert austauschen können und damit genau die konsistente Datenbasis liefern, die IDP- und KI-Modelle für präzise Analysen benötigen.
Für viele Unternehmen hat die Modernisierung ihrer Dokumenten- und Archivlandschaften damit im nächsten Jahr Priorität. Ältere Systeme stoßen bei KI-gestützten Prozessen schnell an Grenzen, weshalb zunehmend abwärtskompatible und hybride Ansätze gefragt sind: Neue DMS-Generationen binden bestehende Archive direkt an, erneuern Metadaten bei Bedarf und ermöglichen so einen schrittweisen Übergang in eine KI-fähige Umgebung – ohne die zeitliche und organisatorische Belastung kompletter Systemwechsel.
#4 Cloud: hybrid und pragmatisch
Die Cloud bleibt als Grundlage für KI auch im nächsten Jahr ein No-Brainer. Sie liefert die Rechenleistung und Flexibilität, die KI-Agenten, semantische Suche und IDP-Prozesse benötigen. Gleichzeitig zeigt die Praxis: Unternehmen setzen weiterhin bewusst auf hybride und pragmatische Modelle. Laut Flexera verfolgen rund 70 % der Unternehmen eine hybride Cloud-Strategie – also eine Kombination aus lokaler IT und Public-Cloud-Diensten.
Moderne DMS unterstützen diesen Ansatz, indem sie sensible Dokumente und kritische Workloads weiterhin lokal halten, während weniger sensible Inhalte flexibel in der Cloud verarbeitet werden können. Mitarbeitende – und zunehmend KI-Systeme – greifen über Hybrid-Connectoren nahtlos auf beide Welten zu. Für viele Unternehmen entsteht daraus ein stabiler Kompromiss: Sie nutzen die Potenziale generativer KI, semantischer Modelle und automatisierter Prozesse, ohne ihre bestehende Infrastruktur vollständig umbauen zu müssen.
#5 Digitale Souveränität: Standortfaktor im Fokus
Wenn Unternehmen ihre IT zunehmend hybrid organisieren, wächst zugleich der Druck, Kontrolle über sensible Informationen und digitale Souveränität zu sichern. Auch politisch steht das Thema weit oben auf der Agenda. Auf dem EU-Gipfel zur digitalen Souveränität im November 2025 forderten europäische Vertreter mehr Unabhängigkeit von internationalen Hyperscalern und stärkere, sichere Cloud- und Dateninfrastrukturen in Europa. Laut einer Bitkom-Studie beziehen 96 % der deutschen Unternehmen digitale Technologien aus dem Ausland. Angesichts wachsender politischer und wirtschaftlicher Unsicherheiten entwickelt sich diese Abhängigkeit zunehmend zu einem Risikofaktor.
Europäische DMS-Anbieter gewinnen deshalb vermehrt an Bedeutung. Sie speichern Daten in regionalen Rechenzentren und arbeiten nach dem europäischen Rechtsrahmen – von DSGVO bis NIS2 und dem AI Act, dessen wesentliche Vorgaben ab August 2026 bindend werden. Vor allem der Mittelstand setzt dabei verstärkt auf Ansprechpartner in derselben Zeitzone, Sprache und Rechtsordnung. Lokale Anbieter kennen die Anforderungen ihrer Kunden, bringen Stabilität sowie verlässliche Partnerschaften mit und begleiten Digitalisierungsprojekte mit der Kontinuität, die künftig immer wichtiger wird.
Über easy:
Als Digitalisierungsexperte und führender ECM Software-Hersteller steht easy seit 1990 für rechtssichere, digitale Archivierung und effiziente, automatisierte Geschäftsprozesse. Über 5.400 Kunden in mehr als 60 Ländern und allen Branchen vertrauen auf unser Unternehmen und unser starkes Partnernetzwerk. Unsere Archivierungs-, ECM-, DMS-, P2P- und HCM-Softwarelösungen & Services bilden das digitale Zentrum für datenbasierte Intelligenz und machen Menschen, Unternehmen und Organisationen erfolgreich. easy ist Teil der conrizon AG, der europäischen Holding für marktführende ECM-Marken wie PROXESS, HABEL und Shareflex. www.easy-software.com/de/
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- Digitale Souveränität (Wikipedia)
Unter digitaler Souveränität werden im politischen Diskurs Möglichkeiten zur selbstbestimmten Nutzung und Gestaltung von Informationstechnik durch Gesellschaften, Staaten, Unternehmen und Individuen diskutiert. Dies umfasst sowohl die digitale Kompetenz als Sachkenntnis als auch die Kompetenz im Sinne von Befugnis, Tätigkeiten auch eigenständig ausüben zu dürfen. - dms (Wikipedia)
DMS steht für: Deadline Monotonic Scheduling, ein Scheduling-Verfahren in der Informatik Dealer-Management-System, ein IT-System als Plattform für alle Prozesse eines Fahrzeughändlers (Fahrzeug-Bestellung, Konfigurator etc.) Defense Message System, ein Kommunikationssystem des US-Verteidigungsministeriums Degree, Minutes, Seconds (Grad, Minuten, Sekunden), Darstellungsform geographischer Koordinaten Dehnungsmessstreifen, Messwiderstand zur Dehnungsmessung Derma-Membran-Struktur, eine im Zusammenhang mit Cremes und Salben verwendete Bezeichnung für eine hautähnliche Struktur (Medizin) Deutsche Mannschaftsmeisterschaften Schwimmen, entspricht den Bundesligen in den Ballsportarten Deutsche Maschinen- und Schiffbau AG, Schiffbauunternehmen in Rostock Deutsche Möbelspedition, bundesweite Kooperation mittelständischer Möbeltransportbetriebe Deutsche Mundgesundheitsstudie Deutsches Medienschiedsgericht Diffuse mesangiale Sklerose, eine Form der Glomerulopathie, einer Nierenerkrankung Digital Management Solutions, DMS EXPO, Titel einer jährlichen Messe und Konferenz in Köln Dimethylsulfamid, eine chemische Verbindung Dimethylsulfat, eine chemische Verbindung Dimethylsulfit, eine chemische Verbindung Dimethylsulfid, eine chemische Verbindung Dimethylsulfon, eine chemische Verbindung Diplommittelschule, eine Schulart auf dem sekundären Level Disk Masher System, eine auf dem Amiga benutzte Komprimierungsmethode, um Images von Disketten zu komprimieren. Dissertationsmeldestelle erfasst und koordiniert die in Österreich, der Schweiz und der Bundesrepublik Deutschland durchgeführten Dissertationsvorhaben im Bereich Musikwissenschaft DMS-Kontrolle, ein klinisches Diagnoseverfahren zur Untersuchung der Durchblutung, Motorik und Sensibilität Dokumentenmanagement-System, datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente Dorset Motor Services, ehemaliger britischer Automobilhersteller DioxinMonitoringSystem, ein Gerät zur Emissionsmessung Bahnhof Meinersdorf (Erzgeb) (DS100-Code) Drehmomentschlüssel dms steht für: Dampelas (ISO-639-3-Code), malayo-polynesische Sprache auf Sulawesi - dokumentenmanagement (Wikipedia)
Der Begriff Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet. Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff elektronisches Dokumentenmanagement (englisch electronic document management, EDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenmanagementsysteme (englisch document management system, DMS) eingesetzt. Im englischen Sprachgebrauch steht „document management“ begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen, wie sie z. B. in Content-Management-Systemen vorzufinden sind. - easy (Wikipedia)
Easy (engl. für: „Einfach“) steht für: Easy (Cro-Lied), ein Lied des Rappers Cro Easy, ein Lied der Commodores Easy Software, ein Unternehmen Easy (Fernsehserie), von Netflix EASY steht für: EASY (Erstverteilung der Asylbegehrenden), Verteilungssystem für Flüchtlinge innerhalb von Deutschland (und die dazu verwendete Software) Electronic Archiving System, nationales niederländisches Archivierungssystem für digitale akademische Daten, gehostet von Data Archiving and Networked Services in Den Haag öffentliches Rufzeichen von easyJet, britische Fluggesellschaft EASy steht für: Enhanced avionics system, integrierte modulare Avionik in Jets von Dassault Aviation Éasy steht für: Éasy, deutsche Rapperin aus Attendorn Siehe auch: Eassy ISI - RAG (Wikipedia)
Rag steht für: Rag, ein Musikstück der Stilrichtung Ragtime Raga oder Rag, melodische Struktur in der klassischen indischen Musik Person: Harry Rag (* 1959), deutscher Maler, Filmproduzent und Regisseur RAG steht für: Bahnhof Aglasterhausen, Kurzname der Betriebsstelle RAG Aktiengesellschaft, Ruhrkohle AG, deutscher Bergbaukonzern RAG Austria, ehemals Rohöl-Aufsuchungs AG, österreichische Holding für Erdöl- und Erdgasförderung, Gasspeicherung und Tiefbohren RAG-Stiftung, Abwicklung des subventionierten deutschen Steinkohlenbergbaus Ratsarbeitsgruppe beim EU-Ministerrat Real Academia Galega, galicisches Sprach- und Kulturinstitut Referees Association of Ghana, ghanaische Schiedsrichtervereinigung Regentalbahn Aktiengesellschaft, Privatbahn in Süddeutschland Reichsarbeitsgemeinschaft der Kinderfreunde, Gliederung innerhalb der SPD während der Weimarer Republik Reichsarbeitsgemeinschaft für Raumforschung der NSDAP, siehe Reichsstelle für Raumordnung Reichsarbeitsgericht in Leipzig (1926–1945) Repertorium Academicum Germanicum, Projekt zur Erforschung der Universitätsgeschichte im Mittelalter Resource Allocation Graph, formales Modell in der Informatik Restwegaufzeichnungsgerät (schweizerisch), siehe Unfalldatenspeicher Retrieval-Augmented Generation, Architektur für KI-Systeme Rheinische AG für Braunkohlebergbau und Brikettfabrikation, Bergbaukonzern in Köln, siehe Rheinbraun Ritual-Arts-Gruppen in Osttimor, siehe Bandenwesen in Osttimor Rohwedder (Unternehmen), ehemalige Firma für Automatisierungstechnik Ruhrpott AG, deutsche Hip-Hop-Gruppe Siehe auch: Rags (Begriffsklärung) Ragtime (Begriffsklärung) - trends (Wikipedia)
Trends ist eine Reihe von wissenschaftlichen Fachzeitschriften, welche von der niederländischen Verlagsgruppe Elsevier herausgegeben wird und sich mit verschiedenen Themenbereichen über die gesamte Biologie hinweg beschäftigt. Die Magazinreihe Trends wurde 1976 mit der Zeitschrift Trends in Biochemical Sciences (TIBS) begründet. Gefolgt von den Journals Trends in Neurosciences (TINS), Trends in Pharmacological Sciences (TIPS) und Immunology Today hat sich die Magazinreihe auf inzwischen 15 verschiedene Journals ausgeweitet.
