Workation-Trend: Arbeiten mit Urlaubsfeeling

Ein Workation-Aufenthalt sollte gut vorbereitet werden (Bildquelle: galitskaya/stock.adobe.com)

Homeoffice war gestern. Jetzt kommt Workation. Wer bisher von zu Hause aus digital arbeitet, verlegt sein heimisches Büro in die Berge oder ans Meer. Die Prozesse in den Unternehmen werden weiter digitalisiert und junge Mitarbeitende wollen mehr. Die Kombination aus Work (Arbeit) und Vacation (Urlaub) liegt im Trend. Für den Arbeitgeber die Aufgaben flexibel und ortsunabhängig erledigen und in der anschließenden Freizeit schon im Urlaub zu sein, das wünschen sich viele Arbeitnehmende. Arbeitgeber, die diesen Benefit anbieten, werden als besonders attraktiv wahrgenommen. Doch es gilt, einiges zu beachten, bevor eine Workation gebucht wird. Für das Homeoffice im Ausland gelten unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen im Hinblick auf Arbeitsrecht, Steuern, Krankenkasse, Sozialversicherung und Aufenthaltsrecht.

Ohne die Zustimmung des Chefs geht nichts

Selbst wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen das Recht auf Remote Work arbeitsvertraglich eingeräumt hat, können Sie nicht einfach in den Flieger steigen. Um vorübergehend im Ausland tätig zu sein, braucht es die Zustimmung des Arbeitgebers. Ein gesetzlicher Anspruch darauf besteht nicht. Je nach Aufenthaltsort sind Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag nötig. Arbeiten Sie ungefragt im Ausland, riskieren Sie eine Abmahnung oder Kündigung.

Arbeitsrechtlich ist Workation eine Form des mobilen Arbeitens. Bei einem vorübergehenden Aufenthalt im Ausland bleibt das deutsche Arbeitsrecht weiter gültig. Obwohl Arbeitnehmende grundsätzlich nur während der regulären Arbeitszeiten für die Firma erreichbar sein müssen, ist zu überlegen, ob es während einer Workation großzügiger gehandhabt wird. Denn eine gesicherte Erreichbarkeit trotz Distanz und Zeitverschiebung kann als vertrauensbildende Maßnahme gesehen werden.

Neben der Erreichbarkeit sind die technische Ausstattung, zusätzliche Kosten und datenschutzrechtliche Aspekte zu klären. Es ist ratsam, vorab zu besprechen, welche Erwartungen die Firma an den Arbeitnehmenden hat. Der Arbeitsfortschritt im Ausland sollte regelmäßig dokumentiert werden, um das Vertrauen aufrechtzuerhalten. Abgesehen von der geplanten Aufenthaltsdauer sind die Umstände festzulegen, unter welchen der Arbeitnehmer auf Weisung des Arbeitgebers vorzeitig zurückkehren soll.

Doppelbesteuerung vermeiden

Ist ein beruflicher Auslandsaufenthalt geplant, ist meistens die 183-Tage-Regel für Arbeitnehmende relevant. Unterschreitet die Dauer der Auslandstätigkeit ein halbes Jahr, bleiben Sie weiterhin in Deutschland steuerpflichtig, wenn Ihr Wohnsitz und Ihr Arbeitgeber in Deutschland liegen. Die Einkommensteuer wird wie gewohnt durch den Arbeitgeber vom Gehalt abgezogen und abgeführt. Die 183-Tage-Regelung bezieht sich jedoch nicht nur auf Arbeitstage. Auch An- und Abreisetage, Wochenenden, Feiertage und Urlaubstage werden bei einigen Ländern mitgezählt.

Werden 183 Tage in einem Land überschritten, wird es kompliziert. Dann kommt auch das jeweilige Steuerrecht des Landes, in dem die Arbeit erbracht wird, zum Tragen. In der Folge muss geprüft werden, welches Land wie viel versteuern darf, damit es zu keiner Doppelbesteuerung kommt. Bereits in der Planungsphase sollten daher unbedingt detaillierte und rechtssichere Informationen zu den länderspezifischen Regelungen eingeholt werden.

Aufenthaltsdauer und Land entscheidend

Sozialversicherungsrechtlich gesehen wird das Homeoffice im Ausland inzwischen als eine Entsendung des Mitarbeiters eingestuft. Das ist vorteilhaft, da die jahrzehntelang angewandten Regelungen für Auslandseinsätze auf die Workation übertragen wurden. Auch wenn in diesem Fall die Initiative für den Auslandsaufenthalt von dem Mitarbeitenden und nicht von der Firma ausgeht.

Der Antrag auf Verbleib im Sozialversicherungssystem ist vor der Reise durch den Arbeitgeber bei der Krankenkasse des Arbeitnehmenden zu stellen. Somit wird sichergestellt, dass dieser während der Workation-Zeit weiterhin im deutschen Sozialversicherungssystem bleibt. Dies ist aber nur möglich, wenn weniger als die Hälfte der jährlichen Arbeitszeit im Ausland getätigt wird und das Land Teil des multilateralen Sozialversicherungsabkommens ist. Dazu zählen neben den Ländern der EU die Schweiz, Norwegen, Island, Australien, Kanada, Quebec, die USA, Brasilien, Uruguay, Chile, Indien, China, Japan, Korea, die Philippinen, Marokko, Tunesien sowie das Vereinigte Königreich.

Mit anderen Ländern bestehen entweder keine oder individuelle Vereinbarungen zur Sozialversicherung im Hinblick auf die gesetzliche Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung. Für die Entsendung ins Ausland gilt eine verschärfte Regelung. Der Status in der deutschen Sozialversicherung bleibt nur aufrechterhalten, sofern maximal 25 Prozent eines Kalenderjahres im Ausland gearbeitet wird. Darüber hinaus muss länderspezifisch geprüft werden, was gilt.
Trotz des Verbleibs im deutschen Sozialversicherungssystem sollten Arbeitnehmende vor ihrer Workation ihren Versicherungsschutz checken. Eine Auslandskrankenversicherung für einen längeren Auslandsaufenthalt ist dringend anzuraten. Auch sollte eine Haftpflichtversicherung einspringen, falls es zu einem versehentlichen Missgeschick kommt. Zu guter Letzt ist zu klären, welche Versicherung im Falle eines Freizeitunfalls einspringt und die Kosten übernimmt.

Von Freiheit bis Workation-Visa

Innerhalb der EU besteht ein Freizügigkeitsabkommen. EU-Bürger können sich ohne Einschränkungen in einem EU-Land aufhalten und dort arbeiten. Jedoch sind die jeweiligen Meldepflichten der Länder für längere Aufenthalte zu beachten. Außerhalb der EU kann ein Einreisevisum, eine Aufenthaltsgenehmigung oder eine Arbeitserlaubnis erforderlich sein. Einige Staaten wie beispielsweise die Vereinigten Arabischen Emirate bieten ein spezielles Workation-Visum an. Dieses schafft einen rechtlichen Rahmen für eine Workation und soll es Arbeitnehmern leicht machen. Die Rahmenbedingungen der Workation-Visa verschiedener Länder unterscheiden sich jedoch voneinander.

Mit einer guten Vorbereitung gelingt’s

Workation an der Ostsee oder im Allgäu ist einfach. Innerhalb Deutschlands ändert sich nichts. Bei einem geplanten Aufenthalt in anderen Ländern steigt die Komplexität der Organisation, da jeweils die individuellen Regelungen zu prüfen und zu befolgen sind. Tipp: Je weniger Aufwand der Arbeitgeber mit den rechtlichen Rahmenbedingungen hat, desto offener wird er sich vermutlich für eine solche Arbeits-Urlaubs-Kombination zeigen.

Der Mitarbeitende muss sich in jedem Fall um eine diskrete und ungestörte Umgebung sowie eine stabile W-Lan-Verbindung kümmern. Ein überlaufener Strand oder ein gut besuchtes Straßencafe sind eher weniger geeignet als eine ruhige Terrasse mit Meerblick eines privaten Appartements. Gerade im Hinblick auf die Offenlegung von betrieblichen Daten ist dieser Aspekt wichtig. Spezielle Hotels mit Coworking-Ausstattung oder Crowdworking-Spaces in Großstädten bieten sich da an.

Damit die Tätigkeit im Ausland sofort aufgenommen werden kann, ist es hilfreich, sich vorab mit der IT-Abteilung der Firma in Verbindung zu setzen, ob die Berechtigungen passen. Nichts ist schlimmer, als wenn der Netzzugang zu den Firmendaten nicht gelingt. Die notwendigen Kontaktdaten inklusive Telefonnummern sollten daher immer parat sein.

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