Digital vom Regiebericht bis zur Rechnung mit den Lösungen von DIGI-ZEITERFASSUNG

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Im Rahmen der DIGItalisierung im Handwerk hat DIGI-Zeiterfassung ein Produkt geschaffen, bei der besonders auf Benutzerkomfort, Usability und Datensicherheit gelegt wurde.

BildWie wäre es, wenn es keine handschriftlichen Regieberichte und Reparaturberichte mehr gäbe? Man könnte auf die oft unleserlichen Zettel verzichten, die auch noch aufwändig abgeschrieben und korrigiert werden müssen. Es würde viel Arbeit wegfallen und den Betrieben darüber hinaus auch noch jede Menge Zeit sparen!

Zukunftsmusik? Nein! Im Rahmen der DIGItalisierung im Handwerk hat DIGI eine neue App auf den Markt gebracht: die DIGI-FORM. Mit dieser App für das Smartphone ist es nun möglich, die bisherigen Formulare digital auf dem Tablet abzubilden und dort direkt auszufüllen. Der Clou daran ist, dass der Kunde direkt auf dem Tablet unterschreiben kann und dass er im Anschluss eine Kopie des unterschriebenen Berichts per E-Mail bekommt. Eine fantastische Lösung für die mobile Zeiterfassung.

Bei der Entwicklung des Produkts wurde das Augenmerk insbesondere auf Benutzerkomfort, Usability und Datensicherheit gelegt mit dem Ziel, aufwendige Installationen von Anwendungen auf Tablets und Smartphones zu umgehen.

Einer der Vorreiterbetriebe in Sachen Digitalisierung, der DIGIs Produktneuheit im Einsatz hat, ist die Firma Holzbau Schmäh. Noch bis vor wenigen Monaten wurden dort die Regieberichte per Hand ausgefüllt. Die oft kaum lesbaren Papiere wurden anschließend im Büro durchnummeriert, abgetippt und parallel noch eingescannt. Die eingescannten Dokumente erhielt dann der Kunde per E-Mail zur Unterschrift. Dieses aufwendige Procedere kostete teilweise bis zu 10-12 Stunden Arbeitszeit pro Woche. Zusätzlich war die Fehlerquote beim Abtippen relativ hoch, da die hand- schriftlichen Berichte oft schwer zu lesen waren. Verständnisprobleme konnten so mit den Handwerkern erst abends oder am nächsten Tag persönlich geklärt werden konnten! Es gab also Handlungsbedarf!

Der Familienbetrieb von Zimmermeister und Restaurator Sebastian Schmäh wird mittlerweile in der 6. Generation am Standort Meersburg geführt. Dort wird Holz von Meisterhand bearbeitet, sei es im Innenbereich (Trockenbau, Innenausbau, Dachfenster), im Außenbereich, wie z.B. Bedachung oder als kompletter Neubau oder im Bereich Modernisierung und Restaurierung von historischen, denkmalgeschützten Gebäuden.

Entlastung durch eine effiziente Zeiterfassung

Der mehrfach ausgezeichneter Betrieb von Herrn Schmäh wurde zuletzt mit dem Zukunftspreis 2017 der Handwerkskammer Ulm geehrt. Eine der bewerteten Kategorien war hier das Thema Digitalisierung: In diesem Bereich geht Holzbau Schmäh innovative Wege und hat sich bereits 2009 auf die digitale Zeiterfassung umgestellt. Herr Schmäh hat als erstes sein komplettes Team mit den robusten blauen DIGI-RAPORT-Geräten ausgestattet. Seitdem können die Mitarbeiter ihre Zeiten gleich vor Ort auftragsspezifisch erfassen. Nach Feierabend kommen die blauen Geräte in die Lade- und Datenübertragungsstation und die Zeitdaten werden automatisch an die Auswertungssoftware DIGI-SOLUTION-ONE weitergegeben.

Die Schmähs verlieren keine Zeit

Nach seinen ersten überzeugenden Erfahrungen mit der neuen Zeiterfassung von DIGI ging der preisgekrönte Holzbaubetrieb aus Meersburg 2014 noch einen Schritt weiter und hat die DIGI-RAPORT-Geräte durch die DIGI-WebApp, die moderne Zeiterfassung für das Smartphone, ergänzt. Die einfache Bedienung, die zahlreichen Zusatzfunktionen und die Tatsache, dass die Handwerker nun ihre „Zeiterfassungsgeräte“ in Form ihres Smartphones immer dabei haben, sorgten schnell für große Beliebtheit auf der Baustelle. Die Arbeitszeiten, Aufträge, Material und noch viele andere projektrelevante Zusatzinfos können hier samt Fotos gleich vor Ort dokumentiert werden. Die fast zeitgleiche Übertragung in die Auswertungssoftware DIGI-SOLUTION-ONE ist sichergestellt. Selbst dann, wenn die Mobiltelefone keinen Empfang haben, werden die eingegebenen Daten gesichert und mit Zeitverzögerung übertragen.

Selbst die letzten Zettel werden DIGItal

Wie ein Baum Jahr um Jahr wächst, so entwickelt sich auch der traditionsbewusste Familienbetrieb Schmäh. Der eingeschlagene Weg in Richtung Digitalisierung erwies sich für den Betrieb als goldrichtig. Nun werden noch die letzten Reste der fast schon altmodischen Zettelwirtschaft vollständig beseitigt. Den digitalen Weg geht das mehrfach ausgezeichnete Holzbauunternehmen mit seinem langjährigen Geschäftspartner, der DIGI-ZEITERFASSUNG GmbH und seinem innovativen Produkt „DIGI-FORM“. Dieser einzigartige neue Baustein der bekannten DIGI-WebApp ermöglicht über die Zeiterfassung hinaus die vollständige digitale Dokumentation, Bearbeitung und Archivierung von Regie- und Arbeitsberichten sowie Kundenformularen.

Die revolutionäre Veränderung durch DIGI-FORM

Anfang 2018 war es dann soweit: seitdem ist DIGI-FORM im Einsatz in dem Zimmereibetrieb am Bodensee und wird stufenweise erweitert. Die Erleichterung im Team ist gleich am Anfang zu spüren. Denn die von DIGI-Kunden so geschätzte einfache Installation und die übersichtliche Bedienung der Software machten den Einsatz auf der Baustelle zum Kinderspiel. In kürzester Zeit wird dieser neue Baustein der WebApp die früher so aufwendigen Abläufe des Betriebes grundlegend verändern. Das digitale Formular hat alle Eingabemöglichkeiten, wie sein Vorgänger auf Papier und noch viel mehr. Besonders schätzen die Handwerker die praktischen zeitsparenden Funktionen von DIGI-FORM, wie z.B. das Ausfüllen der Textfelder durch Diktieren oder auch die Unterschriftsmöglichkeit direkt aufm Tablet. Der ausgefüllte Regiebericht oder Kundenformular wird gespeichert und ist ab da an in der Auswertungssoftware DIGI-SOLUTION-ONE verfügbar. Die Kollegen im Büro können es entspannt als Duplikat per E-Mail direkt an den Bauherren versenden oder eben direkt weiterverarbeiten.

Nicht nur die Zimmermeister, Gesellen und Restauratoren auf der Baustelle genießen die nun vereinfachten bürokratischen Abläufe. Auch die Verwaltungskollegen im Büro schätzen die Vorteile des digitalen Formulars, das als Pdf in der Zeiterfassungssoftware DIGI-SOLUTION-ONE gleich zur Verfügung steht. Im Vergleich zu früher hat sich auch für sie im Büro etwas grundlegend verändert: Durch DIGI-FORM entfällt jetzt das lästige und zeitaufwendige Entziffern und Abtippen der Regieberichte. Die Rückverfolgung muss man nicht mehr begleiten, denn alles wird exakt dokumentiert. Das Einscannen ist jetzt auch nicht mehr nötig. Man spart enorme Menge an Arbeitszeit, die nun in anderen Bereichen eingesetzt werden kann. Die Kunden der Holzbaufirma Schmäh profitieren auch vom Einsatz des digitalen Formulars, zumal die Inhalte für die Regie- und Baustellenberichte einfacher und somit genauer vor Ort erfasst werden können und so keine wichtigen Informationen verloren gehen.

Alles verbunden – die Komplettlösung von DIGI bewährt sich

Durch die direkte Verbindung der Auswertungssoftware DIGI-SOLUTION-ONE mit der ERP-Software DIGI-ANNEXUS ist das kunden- bzw. auftragsbezogene Ablegen der ausgefüllten digitalen Formulare nur ein Mausklick entfernt. Sie werden in der Bürosoftware der Firma Schmäh unter dem Reiter „Raportarbeiten“ abgelegt und stehen immer leserlich und übersichtlich als Nachweis bzw. als Grundlage für die Erstellung weiterer relevanten Dokumente zur Verfügung. So zum Beispiel für die Erstellung von Rechnungen: hier gehen die Daten jetzt aus dem Regiebericht automatisch in die Rechnung, alles nur mit einem Klick – DIGItalisierung pur!
Herr Schmäh hat DIGIs Zeiterfassung bereits seit 2009 im Einsatz und ist „absolut überzeugt von der DIGI-Software“. Das System ist robust und besitzt zugleich eine intuitive Benutzerführung. Die DIGI-Produkte sind miteinander verbunden, greifen wie Zahnräder ineinander und entlasten seit 2009 sowohl das Holzbauteam als auch den Backoffice-Bereich der Firma Schmäh, damit weiterhin einzigartige Meisterwerke aus Holz entstehen können.

Überzeugen Sie sich selbst auf unseren Veranstaltungen:

– An unserem Stand auf dem Schreinertag Baden Württemberg am 22.09.2018 in Karlsruhe.

– An unserem Stand auf der Metallsoftware 2018 am 26.09.2018 in Oberhausen.

– An unserem Stand auf der 81fünf Jahrestagung 2018 vom 20.-22.09.2018 in Amsterdam (NL).

– An unserem Stand auf dem Rheinland-Pfälzischen Möbel- und Innenausbautag am 26.10.2018 in Mainz.

Wir freuen uns auf Sie!

Verantwortlicher für diese Pressemitteilung:

DIGI-Zeiterfassung
Herr Dieter Kutschus
Raiffeisenstr. 30
D-70794 Filderstadt
Deutschland

fon ..: +49 711 70960-0
web ..: https://www.digi-zeiterfassung.de
email : info@digi-zeiterfassung.de

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